Medewerker Managementondersteuning (Officemanager)

Medewerker Managementondersteuning (Officemanager)

  • Publicatie datum:20 september 2017
  • Aantal keer bekeken 1669
0 Reacties
  • Opleidingsniveau MBO
    Ervaringsniveau Junior, Medior, Senior
    Aantal uur per week 33 tot 40 uur
  • Start datum 21 September 2017
    Eind datum 21 September 2017
    Branche ervaring Overheid, Gemeente
Den Haag, Nederland
Opdracht omschrijving

1.    Organisatie

Officemanager verzorgt de secretariële en organisatorische ondersteuning van de directie en organisatie. De Officemanager ressorteert hiërarchisch onder de Directiesecretaris.

De functie van Officemanager wordt op drie niveaus vervuld:

Junior niveau

2. Taken
–    Verricht receptietaken, ontvangt en verwijst bezoekers en behandelt telefoongesprekken; beheert agenda’s.
–    Verzorgt alle voorkomende tekstverwerking en beheert bestanden.
–    Verzorgt de documentaire informatievoorziening, waaronder post- en archiefwerkzaamheden en het beheer van documentatie- en informatiemateriaal.
–    Verricht representatieve en verzorgende taken, waaronder consumptieve voorzieningen, het beheer van kantoorbenodigdheden en het verzorgen van de werkomgeving.
–    Organiseert vergaderingen en regelt faciliteiten, notuleert en maakt het verslag.
–    Assisteert de Medior en Senior Officemanager.

3.    Functie-eisen
–    MBO3 werk- en denkniveau;
–    Enige kennis van de interne organisatie, het werkveld en de externe omgeving.

Medior niveau

2. Taken
–    Beheert agenda’s, verzorgt in- en uitgaande post, behandelt telefoongesprekken en ontvangt bezoekers.
–    Bereidt vergaderingen, besprekingen en overige in- en externe activiteiten voor; verzorgt informatie, stelt agenda’s op, regelt faciliteiten, maakt verslagen, actie- en besluitenlijsten en bewaakt de tijdige afdoening, ook van afspraken en toezeggingen.
–    Verricht representatieve en verzorgende taken; verzorgt alle voorkomende tekstverwerking en beheert gegevens en bestanden.
–    Verricht beheersmatige taken, zoals bijvoorbeeld archief- en documentatiebeheer.
–    Assisteert de senior Officemedewerker

3.    Functie-eisen
–    MBO4 werk- en denkniveau;
–    Ruime kennis van de interne organisatie, het werkveld en de externe omgeving;
–    Ruime relevante ervaring.

Senior niveau

2. Taken

–    Verzorgt het secretariaat van de directie; beheert agenda’s, behandelt telefoongesprekken en ontvangt bezoekers; regelt afspraken, beoordeelt prioriteit, belangen en gevoeligheden van onderwerpen.
–    Behandelt inkomende post; voegt stukken bij, verwijst, geeft lees- en behandelingsadviezen, attendeert op bijzonderheden en handelt waar mogelijk zaken zelf af; neemt de post door en voert daaruit voortvloeiende opdrachten uit, inclusief het verzorgen van correspondentie.
–    Bereidt vergaderingen, besprekingen en in- en externe activiteiten voor; stelt (in overleg) agenda’s op, verzamelt, ordent, completeert en becommentarieert stukken c.q. legt deze hiertoe aan anderen voor, legt verbanden met andere zaken en ontwikkelingen, attendeert en adviseert etc.; regelt faciliteiten, nodigt deelnemers uit, verspreidt vergaderstukken, notuleert en maakt het verslag, stelt een actie- en besluitenlijstje op en ziet toe op de tijdige en juiste afhandeling.
–    Zorgt voor en bewaakt de tijdige afhandeling van toezeggingen en afspraken; fungeert in niet direct inhoudelijke zaken als intermediair tussen directie, medewerkers en in- en externe relaties.
–    Coördineert het facilitymanagement, waaronder huisvesting, de inkoop, beschikbaarheid en het beheer van inventaris, goederen en diensten en overige facilitaire voorzieningen.
–    Verzorgt het analoge en digitale documentmanagement, waaronder document- en archiefbeheer.
–    Verricht alle voorkomende tekstverwerking en beheert bestanden.
–     Verricht representatieve en verzorgende taken, regelt dienstreizen en draagt zorg voor een representatieve werkomgeving.

3.    Functie-eisen
–    HBO werk- en denkniveau;
–    Gedegen kennis van de interne organisatie, het werkveld en de externe omgeving;
–     Zeer ruime relevante ervaring.

5.    Competenties
Organisatiespecifiek:
–    Klantgerichtheid
–    Resultaatgerichtheid
–     Samenwerken

Functiespecifiek:
Junior
–    Aanpassingsvermogen
–    Nauwkeurigheid
–    Praktisch werken

Medior
–    Anticiperen
–    Organisatiesensitiviteit
–     Collegialiteit

Senior

–    Plannen en Organiseren
–    Tact
–     Zelfstandigheid

Intakegesprekken:
Maandag 2 en dinsdag 3 oktober zijn de selectiegesprekken gepland