Interim Directiesecretaresse – Amsterdam #KRTZ6570327

Opdracht omschrijving

Inhuur opdracht / Tijdelijke opdracht:

Opdracht: Directiesecretaresse (36 uur) 

Locatie: Amsterdam/thuis
Startdatum: 13 mei 2024
Einddatum: 6 december 2024
Optie op verlenging: ja
Uren per week: 36 uur
ZZP mogelijk: Nee, alleen op payroll basis (loon), neem contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken 
Projectdetachering mogelijk: Ja

Uiterste reactiedatum: 1 mei 2024 om 16:00 uur

Wij zijn op zoek naar een (interim) zelfstandige, integere directiesecretaresse met een groot gevoel voor (bestuurlijke) verhoudingen.

Wat ga je doen
Ondersteunen van de directeur (directeur Commercie of Financieel directeur, wij zoeken nml. 2 FTE) in brede zin, daarbij ook signaleren wat er speelt in de organisatie en dit vervolgens bespreken;
-Meedenken met de directeur, stroomlijnen van de werkzaamheden;
-Zorgen voor goed contact met interne en externe relaties, om zo dit netwerk goed te kunnen benutten;
-Eerste aanspreekpunt, ontvangen van gasten;
-Voeren van complex agendabeheer waarbij je het totaal overzicht behoudt en zorgt voor een efficiënte agenda;
-Planning en organisatie van meetings;
-Voorbereiden en uitwerken van stukken en presentaties met betrekking tot diverse bijeenkomsten en afspraken;
-Voorbereiden van basis correspondentie;
-Archivering en dossierbeheer;
-Managen van informatie: screenen, doorverwijzen en afhandelen van emailverkeer, telefoongesprekken en documenten;
-Verwerken van allerhande ad-hoc vragen en kleine zaken die er voor zorgen dat de directeur Techniek of Financieel Directeur zich kan wijden aan zijn eigen werk.
 

FUNCTIE EISEN / -WENSEN:

Wat neem je mee
Voor deze functie zoeken wij iemand op HBO niveau (bijv. opleiding Schoevers Directiesecretaresse). Je beschikt over een uitstekende kennis van de Nederlandse taal in woord en geschrift en van het gehele MS Office pakket. Je hebt minimaal 5 jaar werkervaring als directiesecretaresse / management assistent, hebt relevante levenservaring, een brede algemene ontwikkeling en goede sociale vaardigheden. Je bent geïnteresseerd om je te verdiepen in de inhoud. Je staat stevig in je schoenen en herkent jezelf in de volgende criteria:

• HBO opleiding in de gevraagde richting van de functie afgerond, bijvoorbeeld Schoevers
• beschikt over uitstekende kennis van Nederlandse taal in woord- en geschrift.
• minimaal 5 jaar werkervaring (afgelopen 8 jaar) als directiesecretaresse of managementsecretaresse bij een soortgelijk bedrijf binnen de (semi)overheid.
• aantoonbaar ervaring met het MSoffice.
• werkervaring met Sharepoint.
• ervaring met de planning, organisatie en het voorbereiden van bijeenkomsten en presentaties.
• werkervaring met complex agendabeheer bij een soortgelijk bedrijf.

Hybride werken, 3 dagen kantoor/2 dagen thuis

Graag ontvangen wij van jou het volledige CV omschreven in het NL en waaruit kennis/ervaring in bovenstaande blijkt, inclusief een motivatie. 

Geef ook in je CV het volgende aan:

Datum beschikbaarheid;
Hoeveel uur per week;
Vakanties of belemmeringen;
(concreet) Lopende sollicitaties/intakes;
Vakantie;
Uurtarief ex BTW, inclusief reis- en verblijfkosten of Salarisindicatie.