Interim Bestuurssecretaresse – regio Den Haag #KRTZ7661188

Opdracht omschrijving

Inhuur opdracht / Tijdelijke opdracht:

Opdracht: Bestuurssecretaresse (20 – 24 uur) 

Locatie: omgeving Den Haag
Startdatum: zsm
Duur: 5 maanden
Optie op verlenging: ja
Uren per week: 20 – 24 uur
ZZP mogelijk: Ja, maximaal uurtarief €52,- (all-in, excl. BTW)
Projectdetachering mogelijk: Ja (salarisindicatie obv 36 u p/w)

Uiterste reactiedatum: 1 mei 2024 om 16:00 uur

Opdracht
In verband met zwangerschapsverlof is de organisatie tijdelijk op zoek naar een medewerker bestuurssecretariaat/bestuurssecretaresse. Je komt te werken bij de afdeling Concernstaf.

Wat ga je doen 
Als Medewerker bestuurssecretariaat/bestuurssecretaresse kom je te werken bij Concernstaf waar je samen met vier collega’s het secretariaat van de collegeleden vormt. Je werkt met je collega’s voor  de burgemeester. Wethouders en gemeentesecretaris en zorgt ervoor dat de ondersteuning  soepel verloopt. Samen met één van de collega’s vorm je een duo en ondersteun je als duo de directie en wethouders.

We zoeken een representatieve, betrouwbare en dienstverlenende medewerker, die goed kan luisteren, open communiceert, bestuurders goed afleest en een proactieve werkhouding heeft.

Je werkzaamheden bestaan onder meer uit: 

• Complex agendabeheer: niet alleen het inplannen van de afspraak maar ook alle faciliteiten rondom de afspraak organiseren. Het is jouw verantwoordelijkheid dat de dag van de bestuurder van A tot Z klopt; 
• Verbanden leggen tussen de e-mail en de agenda en hier naar handelen;
• Op verzoek verstrek je informatie en/of verwijs je door. Je bent hierin kritisch en je kunt een goede inschatting maken van de wijze waarop een verzoek moet worden afgehandeld;
• Meelezen en anticiperen op e-mail van de wethouders; 
• Voorbereiden van overleggen, completeren vergaderstukken, attenderen op aandachtspunten; 
• Bewaken van de voortgang van inhoudelijke onderwerpen;
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor mensen van binnen en buiten de organisatie;
• Ontvangst en begeleiding van bezoekers;
• Alle andere voorkomende secretariële taken. 

FUNCTIE EISEN- EN WENSEN:

• Tarief is all-in maximaal €52,- (alles inclusief reiskosten, verblijfkosten en parkeerkosten, excl. BTW).
• Een afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau in secretariële / administratieve richting;
• Aantoonbare werkervaring de afgelopen 5 jaar in een bestuurlijke omgeving;
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring als administratief ondersteuner;
• Uiterlijk beschikbaar per 20 mei 2024 voor 20 tot 24 uur per week (ma, di (halve dag), do(halve dag), vrijdag noodzakelijk);
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als management ondersteuner binnen een gemeentelijke organisatie
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar met complex agendabeheer;
• Aantoonbare werkervaring met archiverings- en documentatietechnieken in Zaaksysteem en Notubiz.

Graag ontvangen wij van jou het volledige CV omschreven in het NL en waaruit kennis/ervaring in bovenstaande blijkt, inclusief een motivatie en onderbouwing. 

Geef ook in je CV het volgende aan:

Datum beschikbaarheid;
Hoeveel uur per week;
Vakanties of belemmeringen;
(concreet) Lopende sollicitaties/intakes;
Vakantie;
Uurtarief of Salarisindicatie obv 40 u p/w.