Junior baliemedewerker / Woonconsulent wooncorporatie #KRTZ441928

Opdracht omschrijving

Het gaat om een inzet als junior woonconsulent (zie hierna) op flexibele basis. Voorlopig is er werk voor week op  week af:  week 1/ donderdag , 8 uur en vrijdag 8 uur;  week 2 : donderdag 8 uur.  Aangevuld met alle uren die nodig voor onverwachte inzet “wegens piek en ziek”. In ‘piek’ verwachten we de komende tijd veel telefonisch vragen wegens huurverhogingen.  In ziek vervang je in ieder geval een arbeidsongeschikte collega , voor wie nog niet geheel duidelijk hoe het re-integratietraject zal verlopen. Verlenging van de opdracht is goed mogelijk.  Flexibiliteit in beschikbaarheid  is een belangrijk, ook snel kunnen schakelen tussen werkzaamheden.  Er is gelegenheid tot inwerken, vanaf 15 december 2020 moet zelfstandig gewerkt kunnen worden. De functie vraagt VMBO, maar kandidaten met een Hbo -niveau zijn van harte welkom. Zelfstandig zijn , zelfregelend, proactief, mee kunnen denken in procesverbetering is allemaal een pré, aanvullend op de basiseisen van de functie.

Kern van de functie is: De junior woonconsulent ontvangt bezoekers en stuurt deze door, beantwoordt vragen, geeft informatie en voert delen van het verhuurproces uit.

Ontvangst en doorverwijzen.

Realiseert de ontvangst en doorverwijzing aan de balie. Verwijst klanten naar de juiste specialist van andere afdelingen. Draagt zorg dat het contact ook daadwerkelijk tot stand komt.

Bijdragen aan verhuurprocessen/Verhuur /Informatieverstrekking:

Beantwoordt eerstelijns vragen van huurders, relaties of woningzoekenden, over verschillende te volgen procedures voor huur- en verhuur, inschrijvingen; verwijst bij urgentie en complexere materie door naar de Woonconsulent.

Bijdragen aan verhuurprocessen/Administratief:

Doet administratieve werkzaamheden voor het toewijzen en verhuren van woningen.

Zoals (bijvoorbeeld):  verwerking van de huuropzegging tot en met het maken van afspraken; het gedeeltelijk verwerken van huuropzeggingen, splitsen en samenvoegen van inschrijvingen in WBS, eerste interne schifting van urgentie aanvragen, verhuurdersverklaringen afhandelen bij normale situaties, het volledige mutatieproces afhandelen bij garages en parkeerplaatsen, advertenties voor woningruil maken.

Behandelen reparatieverzoeken:

Bij de balie registreren en verwerken van reparatieverzoeken; beoordeelt of reparatieverzoeken voor rekening verhuurder of huurder of onder het service abonnement vallen. Verwijst bij complexere materie door naar ter zake deskundige specialisten.

Ondersteuning Huurincasso;

Ontvangt huurbetalingen, (pinbetaling); brengt bij bijzonderheden contact tot stand met medewerker huurincasso.

Functie eisen

De functie vraagt VMBO, maar kandidaten met een Hbo -niveau zijn van harte welkom. Zelfstandig zijn , zelfregelend, proactief, mee kunnen denken in procesverbetering is allemaal een pré, aanvullend op de basiseisen van de functie.

Daarnaast moeten op de volgende velden ontwikkelingen worden bijhouden

• Kennis van de interne organisatie voor adequate verwijzing.
• Kennis over regels/ voorschriften voor woonruimteverdeling.
• Enige kennis over techniek (voor het kunnen duiden van reparatieverzoeken).
• Kennis van bedrijfs- en kantoorapplicaties voor doelmatig en efficiënt gebruik daarvan Viewpoint.
•  Competentieprofiel Baliemedewerker (Junior Woonconsulent)

Communiceren (mondeling en schriftelijk):

Je bent in staat om te communiceren op een manier die door anderen begrepen wordt. Je vermijdt daarbij jargon en technische terminologie. Je bent in staat om door goed te luisteren en door te vragen, precies te weten wat de behoefte is van de klant. Schriftelijke communicatie is in correct Nederlands opgesteld.

Klantgerichtheid:

Je weet wie je klanten zijn en je hebt inzicht in hun belangen. Je hebt respect voor de klant en denkt niet ‘voor’ hem maar ‘met’ hem. Je bent dienstverlenend ingesteld en kunt omgaan met de balans tussen de belangen van de woningcorporatie en de persoonlijke belangen van de klant. Je kunt begrip opbrengen voor persoonlijke situaties zonder je zakelijke gevoel uit het oog te verliezen.

Samenwerken en overleggen:

Je raadpleegt en betrekt ‘belanghebbenden’ bij het nemen van beslissingen en/of het uitvoeren van jouw taken. Je overlegt tijdig en regelmatig met anderen en informeert hen voldoende. Je hebt oog voor de ruimte en belangen van anderen en streeft naar haalbare afspraken. Je stelt je in de samenwerking openhartig en oprecht op. Je bevordert de samenwerking en de teamgeest in een groep en past je waar nodig aan de groep aan. Je geeft en vraagt feedback.

Assertiviteit:

Soms moet je weerstand kunnen bieden aan druk. Je klanten willen bijvoorbeeld onterecht een voorkeursbehandeling. Je kunt duidelijke grenzen stellen en op een niet kwetsende, tactvolle manier opkomen voor je eigen mening, behoeften of belangen van jou of de woningcorporatie.

Conflicthantering-Omgaan met agressie:

Soms lopen de emoties hoog op. In situaties met een grote emotionele lading kun jij die op een tactvolle manier benaderen en zorgen voor de-escalatie.

Helaas komt het ook voor dat klanten zich agressief gedragen en je zelfs bedreigen. Jij weet te handelen volgens het protocol dat hiervoor heeft opgesteld. De agressieve mensen op directe wijze aanspreken en hen bewust maken van hun agressieve gedrag en de effecten die dit gedrag heeft.

Accuratesse:

Je levert werk waarin geen fouten voorkomen. Ook als het gedetailleerd werk betreft. Je werkt secuur en reageert direct corrigerend als er wat betreft de kwaliteit iets niet goed is gegaan. Een complexe taak maak je volledig af.

Integriteit, discretie, geheimhouding:

Je gaat om met vertrouwelijke gegevens. Je bent in staat om informatie over persoonsgegevens, vertrouwelijke informatie verkregen in gesprekken en overige vertrouwelijke informatie, geheim te houden, c.q. alleen te delen met functionarissen die daartoe bevoegd zijn.

Je handelen wordt altijd geleid vanuit de gestelde normen en waarden binnen de kaders (integriteitscode) en geaccepteerde ethische noties voor jouw beroep.

Applicatievaardigheden:

Met applicatiebeheer wordt bedoeld dat je je verdiept in de mogelijkheden van de applicaties die je gebruikt. Bijvoorbeeld Viewpoint. Je kunt de mogelijkheden van die applicaties gebruiken voor het verhogen van de efficiëntie van je eigen werkprocessen en/of overdracht van informatie. Je houdt je kennis van gebruikte applicaties bij en oefent regelmatig in het gebruik ervan, ook om mogelijk nieuwe toepassingen ervoor te vinden. Je kunt ook anderen wijzen op efficiënte gebruiksmogelijkheden van die applicaties.