Interim Projectsecretaris PMO #KRTZ7421211

Opdracht omschrijving

Hoofdstandplaats: Delft
Extra standplaats(en): Utrecht en r.v.h. land

Opdrachtbeschrijving

Voor het project zijn wij op zoek naar een ervaren medior Projectsecretaris. 
Als secretaris werk je samen met alle leden van het project maar vooral met de projectleider implementatie, de contractmanager, de overige (deel)projectleiders en de manager projectbeheersing.

Je taken zijn als volgt: 

1. Coördineren trainingen Afstemmen met planbureau voor roosters. Uitnodigen cursisten. Afstemmen trainers. Reserveren ruimtes en werkplekken Het beleggen van workshops. 
2. Coördineren administratie Change register bijhouden, Per change zaken en ATB's aanmaken in SAP, Secretaris Change Advisory Board, Prestatieverklaringen voorbereiden, procesverbeteringen voorstellen en doorvoeren, PDCA, bijhouden governance (incl. communicatie) en overige contractbeheerstaken ter ondersteuning van de contractmanager. 
3. Secretariële werkzaamheden Projectagenda beheer, organiseren en faciliteren projectevenementen en overleggen, projectadministratie, actie en besluitenlijst. 
4. Regelen diverse zaken voor en tijdens implementatie Het regelen van ruimtes, transities, catering en alle andere zaken die bij een transitie komen kijken. 
5. Faciliteren van transitieaanvragen Afstemmen met transitiemanagement over beschikbaarheid van werkplekken, ruimtes , transitieplannen. 
6. Documentbeheer Inrichten en actualiseren projectdossier, versie en documentatiebeheer, document archivering, (Sharepoint of vergelijkbaar) procesverbeteringen voorstellen en doorvoeren, bijhouden governance (incl. communicatie), afstemming met leverancier.

In de normale situatie zullen de werkzaamheden voor het grootste deel in Delft en Utrecht plaatsvinden en wellicht één of twee dagen per week op andere locaties in het land. Gezien de corona omstandigheden moet je ook zelfstandig vanuit huis (kunnen) werken en zelf daarvoor de benodigde faciliteiten hebben.

Eisen

• Je hebt minimaal een afgeronde HBO opleiding.
• Aangezien we werken met een Engels sprekende leverancier moet je beschikken over uitstekende beheersing van zowel de Engelse lees- als spreekvaardigheid (near native speaker)
• Je hebt minimaal 3 jaar ervaring met projectmatig werken en adviseren bij voorkeur in (grote complexe) projecten op gebied van informatievoorziening als PMO
• Kennis en ervaring bij (Rijks)overheid
• Ervaring met project managementmethoden en technieken zoals Prince 2
• Je hebt ervaring als programmasecretaris en het inrichten van project-administratie en archivering (SAP finance en sharepoint) / 3 jaar ervaring 
• Je hebt kennis en ervaring met (IT) implementaties (incl. trainingstrajecten) / 3 jaar ervaring
• Je hebt ervaring met het gestructureerd bijhouden van een changeregister (Verzoeken tot wijzigingen) / 3 jaar ervaring 
• Geen 9 tot 5 mentaliteit

Alle bovenstaande eisen zijn harde criteria eisen. Je dient alle gevraagde functie eisen te bezitten, alleen dan kunnen wij je verder meenemen in de selectie.

MUST: Graag ontvangen wij van jou het volledige CV omschreven in het NL en waaruit kennis/ervaring in bovenstaande blijkt, inclusief een motivatie. 

Geef ook in je CV het volgende aan:

Beschikbaarheidsdatum;
Hoeveel uur per week;
Vakantie;
Uurtarief ex BTW, inclusief reis- en verblijfkosten of Salaris.

Note: Niet op alle opdrachten is het gewenst dat ZZP'ers worden voorgesteld. ZZP’ers kunnen wel reageren. ZZP tarieven wordt omgerekend naar payroll contract. Vraag naar de mogelijkheden zie contactpagina voor meer informatie.