Interim Projectleider vervanging Zaaksysteem #KRTZ3986455

Opdracht omschrijving

Als projectleider ben je degene die de afgestemde projectplanning, vanuit het overkoepelende project, vertaalt naar het projectteam. Je bent verantwoordelijk voor de implementatie en de gebruikersadoptie van het nieuwe zaaksysteem voor de gebruikersorganisatie. De functionele inrichting is deels jouw verantwoordelijkheid, en deels in samenspraak met het overkoepelende project Equalit. Het functioneel beheer voor het zaaksysteem is deels gecentraliseerd bij Equalit en de functionele inrichting is deels generiek.

We zijn op zoek naar een projectleider die graag het project vervanging zaaksysteem tot een succes voor onze organisatie en haar gebruikers wil brengen.

Wat ga je doen?
De organisatie is in samenwerking met haar partners op het Equalit platform het huidige zaaksysteem aan het vervangen. Dit proces heeft extra urgentie gekregen doordat het huidige zaaksysteem per 31-12-2022 niet meer ondersteund en ontwikkeld wordt.

Los van het vervangen van het zaaksysteem, heeft de organisatie zich ook georiënteerd op de veranderende rol van een centraal zaaksysteem. Er is een duidelijk beweging zichtbaar in de (gemeentelijke) markt die laat zien dat zaakgericht werken niet per definitie centraal via een zaaksysteem verloopt. Steeds meer backoffice applicaties bieden DMS en zaaksysteem functionaliteiten aan. De tweede beweging is het (gelijktijdig) digitaal samenwerken in dossiers, documenten en werkproces. Het streven is om het huidige zaaksysteem te vervangen door een bewezen platform oplossing, en waarbij met de beoogd leverancier steeds meer ontwikkeld wordt naar een CommonGround architectuur. De beoogd leverancier dient aan te sluiten bij OpenZaak. Het platform zal voor status informatie en compleet klantbeeld gekoppeld dienen te worden met diverse backoffice applicaties.
 
Op dit moment loopt het proces voor het contracteren van een nieuw zaaksysteem en bijbehorende leverancier. De projectopdracht betreft dus de implementatie van het nieuwe zaaksysteem, inclusief de migratie en livegang van deze gemeenten op de nieuwe omgeving. Tevens: Archiveren en verwijderen van de digitale content (migratie) uit het huidige zaaksysteem Greenvalley. Dit doe je in nauwe samenwerking met een overkoepelende projectleider die namens de aangesloten Equalit gemeenten zich vooral op de technische inrichting richt.

Je bent verantwoordelijk voor de implementatie en de gebruikersadoptie van het nieuwe zaaksysteem voor de gebruikersorganisatie. De functionele inrichting is deels jouw verantwoordelijkheid, en deels in samenspraak met het overkoepelende project Equalit. Het functioneel beheer voor het zaaksysteem is deels gecentraliseerd bij Equalit en de functionele inrichting is deels generiek.

De projectwerkzaamheden bestaan uit:
–              Implementatie van het nieuwe zaaksysteem alvorens de support per 31-12-2022 wordt beëindigd.
–              Je geeft leiding aan het interne project;
–              Je werkt aan draagvlak voor het nieuwe zaaksysteem en zorgt dat de gebruikersorganisatie met het nieuwe zaaksysteem kan werken;
–              Meewerken aan en het vertalen van het implementatie en uitvoeringsplan;
–              Stakeholdermanagement;
–              Bewaking van de voortgang op de uitvoering van het implementatieplan en detailplanning;
–              Realiseren van de mijlpalen die afgesproken zijn in het vastgestelde projectplan Vervanging Zaaksysteem;
–              Rapporteren van de voortgang qua mijlpalen op basis van voortgangsrapportages, afwijking rapportages en evaluatie rapportages;
–              Managen van de risico’s in een project qua o.a. voortgang en bezetting;
–              Afstemmen met de deelnemende gemeente, Equalit en/of de leverancier;
–              Inventariseren van de wensen en behoeften van de gebruikersorganisatie en deze inbrengen in de Equalit samenwerking;
–              Het laten aanhaken van relevante stakeholders zoals de IV Architect, CISO en FG.

Eisen:

Wij zoeken een Projectleider die stevig in zijn schoenen staat, met ruime relevante ervaring. De doorlooptijd van deze opdracht is vanaf 1 november (indien mogelijk eerder) tot minimaal december 2022. De inschatting is dat er sprake zal zijn van gemiddeld 24 uur per week. Dit zal per fase van het project variëren.

Ervaring

• Aantoonbare ervaring bij het managen van vergelijkbare projecten bij grote gemeenten
• Aantoonbare ervaring bij het managen van vergelijkbare projecten rondom zaakgericht werken;
• Het is een absolute pré als er aantoonbare ervaring is met CommonGround;
• Aantoonbare ervaring bij het managen van vergelijkbare projecten met een absolute deadline. Hierbij kan ook gedacht worden aan ICT projecten rondom gemeentelijke fusies / herindelingen.

Graag ontvangen wij van jou het volledige CV omschreven in het NL en waaruit kennis/ervaring in bovenstaande blijkt, inclusief een motivatie.