Interim Administratief Medewerker – Backoffice #KRTZ5622288

Opdracht omschrijving

Je speelt een centrale rol in een klein team dat wat samen mooie projecten realiseert waarbij ieder project zijn eigen uitdagingen kent.

1. (Financieel) administratieve gegevens verwerken – Gegevens conform geldende richtlijnen en procedures verzameld, beoordeeld, gecompleteerd, verwerkt en afwijkingen/ knelpunten zijn tijdig gesignaleerd en gerapporteerd.

Centrale rol voor de verwerking van gegevens en afstemming met de notaris, de netbeheerders en leveranciers.
Ondersteuning bij commerciële activiteiten. Signalering van afwijkingen en knelpunten en doet een suggestie voor de oplossing.

Verzamelt (financieel) administratieve gegevens (mutaties) en beoordeelt deze op juistheid, volledigheid en tijdigheid. Lost eventuele onvolkomenheden op door gegevens op te vragen. Verricht (financieel) administratieve werkzaamheden door het invoeren, verwerken en vastleggen van gegevens in het (financieel) administratieve systeem, het aanmaken en uitwerken van documenten en het verzorgen van correspondentie volgens de vastgestelde werkinstructies. Stelt overzichten op en ondersteunt bij commerciële werkzaamheden, waarbij kan worden gedacht aan het uitwerken en versturen van offertes en het bieden van commerciële ondersteuning aan collega’s. Signaleert afwijkingen/knelpunten in de werkzaamheden en rapporteert deze aan de manager.

2. Informatie en voorlichting – Betrokkenen zijn tijdig en juist geïnformeerd.

Beantwoordt telefonische en/ of schriftelijke (klant)vragen en –verzoeken via het betreffende (geautomatiseerde) systeem. Stuurt (klant)vragen en -verzoeken door naar de verantwoordelijke collega, indien deze niet zelfstandig kunnen worden afgehandeld. Signaleert structurele en veel voorkomende (klant)vragen en stelt rapportages op hieromtrent en communiceert deze met het team.

3. Relatiebeheer – Voor de functie relevante contacten beschikbaar maken en onderhouden.

Zorgt dat de verschillende acties en informatie van de diverse teamleden maar ook van diverse externe stakeholders. Compleet zijn en elkaar afgestemd zijn.

4. Continuous improvement – Processen en/of producten worden continu geoptimaliseerd.

Bewaakt de naleving van relevante (financiële) administratieve richtlijnen (compliancy), procedures en instructies binnen het toegewezen werkgebied. Signaleert knelpunten/problemen binnen de werkzaamheden, stelt verbeteringen voor en realiseert deze.

5. Planning – Controleert of alle noodzakelijke projectactiviteiten adequaat tijdig en correct zijn uitgevoerd.

Levert een bijdrage aan de realisatie van projecten.

Eisen:
•HBO werk- en denkniveau, afgeronde diploma
•HBO: 3 t/m maximaal 4 jaar recente en relevante werkervaring (de functie is meer junior/medior)
•Beheersing van de Nederlandse en Engelse taal

Ervaring met:
•Verzamelt, beoordeelt, complementeert en verwerkt complexe (financiële) gegevens/mutaties conform richtlijnen, vastgestelde KPI’s, procedures en wet- en regelgeving.
•Levert een bijdrage aan het ondersteunen van het management door het ontwikkelen en onderhouden van managementinformatie.
•Stelt maatwerkcorrespondentie en rapportages op en biedt ondersteuning.
•Analyseert en handelt zelfstandig (klant)vragen af en versterkt relevante informatie.