Operationele Managementassistent – / Projectsecretaris #KRTZ424038

Opdracht omschrijving

Voor een gemeentelijke instelling zijn we op zoek naar een Managementassistent Programma/ Projectsecretaris.

De organisatie wil gaan transformeren en daarbij een meerjarige samenwerking aangaan met de zorgaanbieders. Hiervoor zijn binnen een overkoepelend programma een drietal projecten ingericht gesplitst in verschillende thema’s (Mono-Multi, Wmo & Beschermd Wonen, en Jeugd). Vanuit deze projecten worden de organisatie en regio voorbereid op een andere manier van het inkopen van zorg. Binnen de verschillende thema’s wordt dit beleid voorbereid voor de contractering en implementatie per 01-01-2022.
Als Managementassistent – / Projectsecretaris heb je de taak om binnen het programma de programmamanager, -controller en projectleiders administratief en operationeel te ondersteunen bij de uitvoering van het programma en de projecten.

Werkzaamheden
1. Secretariële werkzaamheden
– Beheert agenda en maakt/verzet afspraken, waarbij overwegingen van inhoudelijke , organisatorische en prioritaire aard worden gemaakt, op basis van inzicht in inhoud en politiek-bestuurlijke verhoudingen.
– Afhandeling van naar aard en inhoud verscheidene en uiteenlopende vragen, verzoeken en gesprekken.
– Fungeren als “buffer” naar de interne programmaorganisatie en externe omgeving.
– In logistieke zin organiseren van vergaderingen / overleggen, completeren van vergaderstukken, verzorgen van de verslaglegging en het bewaken van de voortgang en follow-up van afspraken en besluiten.
– Informatieverstrekking van algemeen, inhoudelijke en procedurele aard en administratieve en organisatorische processen.

2. Administratieve werkzaamheden
– Verspreidt de binnengekomen post onder collega’s en legt documenten vast en bewaakt de voortgang van de beantwoording.
– Aanleggen en bijhouden van werkdossiers.
– Houdt het archief in Silverdocs bij, kent trefwoorden en archiefcodes toe.
– Doet voorstellen ter verbetering van geldende (interne) administratieve processen.

3. Overig
– Inventariseert informatiebehoefte van het programma en doet voorstellen ter verbetering.
– Verzamelt en bewerkt gegevens voor de interne bedrijfsvoering, houdt planningen bij en bewaakt de voortgang.

Functie-eisen
– MBO+ werk- en denkniveau
– Min. 2 – 5 jaar ervaring in soortgelijke functie bij gemeente of overheid
– Uitstekende kennis van de Nederlandse taal zowel in woord als in geschrift
– Goede kennis MS-Officepakket (Word, Excel, Powerpoint, Teams, etc.)

Competenties
– Geen 9 tot 5 mentaliteit
– Proactief
– Accuraat
– Resultaatgericht
– Discreet
– Politiek-bestuurlijke sensitiviteit

Let op: Deze rol leent zich niet voor inzet op ZZP-basis. ZZP’ers kunnen wel reageren.