Secretarieel Medewerker (tijdelijk) – Eindhoven #KRTZ9833755

Opdracht omschrijving

Inhuur opdracht / Tijdelijke opdracht:

Opdracht: Secretarieel Medewerker (24 uur) 

Locatie: Eindhoven
Startdatum: zsm
Einddatum: 5 juli 2024
Optie op verlenging: ja
Uren per week: 24 uur
ZZP mogelijk: Nee
Projectdetachering mogelijk: Ja,(bruto salarisindicatie obv 36 u p/w)

Uiterste reactiedatum: 11 december 2023 om 16:00 uur

Wij zijn op zoek naar een secretarieel medewerker. We zijn op zoek naar een vervanging voor een zwangerschapsverlof voor drie dagen in de week.

De afdeling zorgt ervoor dat alle dossiers (besluiten van college burgemeester en wethouders of gemeenteraad) op een juiste wijze worden afgehandeld. Je moet hiervoor secuur kunnen werken (juiste versie, juiste bijlagen), verbanden kunnen leggen (er wordt gemaild over dossiers, stukken wijzigen) en prioriteren (het kan druk zijn).

• Je verzorgt de administratieve ondersteuning van het bestuurlijk besluitvormingsproces. Dat betekent dat je dossiers verzamelt, op een goede manier ordent en agendeert in geautomatiseerde systemen. Je overlegt met de betrokken collega’s en afdelingen om het college op tijd van de juiste stukken en informatie te voorzien.
• Je bewaakt het proces rondom de dossiers vanaf het moment dat de afdeling een dossier krijgt aangeboden totdat het besluit is genomen en wordt gepubliceerd.
• Jij bewaakt deadlines en prioriteert. Je zorgt voor een goede doorstroom.
• Je verzorgt de administratieve afhandeling van de informatiestromen tussen college en raad. Met de griffie van de raad stem je af over dossiers die door het college behandeld zijn en naar de raad gaan.
• Je bent er als het college jou nodig heeft en speelt in op hun vragen. Daarbij komen piekmomenten voor, die jij in goede banen leidt.
• Je helpt mee met de verdere digitalisering.

FUNCTIE EISEN- EN WENSEN:

• MBO/HBO werk- en denkniveau
• Je kunt overweg met geautomatiseerde systemen (zaaks-, document en archiefsystemen).
• Je hebt kennis van de bestuurlijke organisatie en kunt prima omgaan met strikte vertrouwelijkheid.
• Ervaring binnen overheid.
• Je kunt goed samenwerken, werkt nauwkeurig en bent stressbestendig.
• Wanneer nodig, ben je flexibel in je werktijden en beschikbaarheid (dinsdagen soms tot 18.30 uur).
• Voor deze functie wordt verwacht dat je 24 uur in de week op locatie aanwezig kan zijn.

Graag ontvangen wij van jou het volledige CV omschreven in het NL en waaruit kennis/ervaring in bovenstaande blijkt, inclusief een motivatie en onderbouwing. 

Geef ook in je CV het volgende aan:

Datum beschikbaarheid;
Hoeveel uur per week;
Vakanties of belemmeringen;
(concreet) Lopende sollicitaties/intakes;
Vakantie;
Uurtarief ex BTW, inclusief reis- en verblijfkosten of Salarisindicatie obv 36 u p/w.