Secretaresse (tijdelijk) #KRTZ6701080

Opdracht omschrijving

Het secretariaat van de afdeling Mobiliteit en Milieu, bestaande uit 2 secretaresses, ondersteunt het afdelingshoofd en de twee teamleiders. Daarnaast kunnen collega's vanuit de afdeling bij jou terecht met allerhande vragen. In deze functie versterk je het management. Je bent het eerste gezicht van de afdeling en bezoekers worden door jou gastvrij ontvangen. Daarnaast weet je feilloos wat er speelt binnen de afdeling, zodat je hierop kunt anticiperen. Je bent gewend om te werken met Teams, Outlook, Sharepoint en nieuwe programma’s maak je je snel eigen. Mail- en agendabeheer is een essentieel onderdeel van je werk. Je leest en denkt mee, participeert en acteert daarop. Je voert de regie over de agenda van het afdelingshoofd en de teamleiders. Wekelijks hebben jullie agendaoverleg. Je verwerkt op juiste wijze post, mail, klantvragen en correspondentie zodanig dat deze tijdig en correct verzonden worden. Je bereidt op eenduidige wijze (staf)vergaderingen voor: agenda's maken, stukken verzamelen en distribueren in IBABS en notuleren van de vergaderingen, actie- en besluitenlijsten opstellen. Je bewaakt de voortgang van de actiepunten. Je beheert en reserveert ook de vergaderruimtes van de afdeling, organiseert het afdelingsoverleg en andere personele bijeenkomsten zoals jubilea en afscheid. Je zorgt voor administratieve ondersteuning, documentbeheer en maakt inkooporders aan. Tevens ga je secretariële processen optimaliseren. 

FUNCTIE EISEN / -WENSEN:

We zoeken jou!

Naast je vriendelijke persoonlijkheid herken jij jezelf in de volgende competenties: samenwerken, klantgerichtheid, communicatieve vaardigheden en aanpassingsvermogen. De volgende trefwoorden zijn zeker van toepassing: zelfstandig, (pro-)actief, accuraat en stressbestendig. Je hebt een uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal. Je onderhoudt contacten met externe partijen en interne netwerken.

Tevens zal je de bereidheid moeten hebben om minimaal 3 dagen per week op kantoor aanwezig te zijn en beschik je over 2 jaar relevante ervaring als secretaresse in de afgelopen 3 jaar. Minimaal een afgeronde MBO opleiding bijvoorbeeld Schoevers of gelijkwaardig. Het is niet mogelijk is om standaard op vrijdag vrij te zijn. Kennis van complex agendabeheer, Teams, Outlook, Sharepoint, IBABS en nieuwe programma’s maakt hij/zij zich snel eigen. Ervaring binnen overheid.

Graag ontvangen wij van jou het volledige CV omschreven in het NL en waaruit kennis/ervaring in bovenstaande blijkt, inclusief een motivatie en onderbouwing. 

Geef ook in je CV het volgende aan:

Datum beschikbaarheid;
Hoeveel uur per week;
Vakanties of eventuele belemmeringen;
(concreet) Lopende sollicitaties/intakes;
Vakantie;
Salarisindicatie.