Projectsecretaris |interim | data-vast #KRTZ1195102

Opdracht omschrijving

Wat ga je doen?

Wij zijn op zoek naar ondersteuning waarbij de hoeveelheid werk en het type werkzaamheden niet precies te duiden valt. Dit is afhankelijk van de ontwikkelingen. De projectsecretaris heeft als belangrijke taak het ondersteunen en adviseren van de projectmanager. De projectsecretaris vormt samen met de projectmanager, de omgevingsmanager en de verschillende interne en externe (beleids)adviseurs het projectteam.

Van de projectsecretaris wordt verwacht dat hij/zij de informatiestromen coördineert, notuleert en het secretariaat voert ten behoeve van het project, de verschillende interne en externe werkgroepen, relatienetwerk opbouwt en onderhoudt, agenda-inhoud bepaalt, budgetteert en zelfstandig deel-opdrachten organiseert. Het is een pluspunt als hij/zij technisch is onderlegd. De projectsecretaris vervult een actieve ondersteunende rol in de overleggen. In principe is de projectsecretaris de rechterhand van de projectmanager. Ook kan hem/haar gevraagd worden om onderzoek te doen naar specifieke onderwerpen/problemen rondom het project en fungeert hij/zij als vraagbaak voor samenwerkingspartners en andere bij het project betrokken professionals.
 
De startdatum is 1 april 2021. De uitvraag richt zich op de periode van 12 maanden, voor 16 uur per week. Deze zijn flexibel in te plannen. Het betreft een tijdelijke aanstelling voor 1 jaar met mogelijke omzetting naar een vast dienstverband, afhankelijk van functioneren en de rijksbijdrage voor de uitvoering van het Klimaatakkoord.
 
Beschik jij over deze competenties?

• Resultaat- en oplossingsgericht;
• Zelfstandigheid;
• Planmatig en organisatorisch;
• Proactief;
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid;
• Stressbestendig;
• Flexibel;
• Kan onder hoge druk en met strakke deadlines werken;
• Assertief.

Taken en verantwoordelijkheden

• Het ondersteunen en adviseren van de projectmanager;
• Het voorbereiden van verschillende overleggen zowel intern als extern (agenda-inhoud bepalen en opstellen, relevante documenten verzamelen, acties bewaken, notuleren, etc.);
• Het maken van afspraken;
• Het vervullen van een actieve ondersteunende rol in de overleggen;
• Het beheren van het projectarchief en het coördineren de informatiestromen tussen de verschillende proejectteams/werkgroepen/overleggen;
• Organiseert zelfstandig deelopdrachten zoals workshops, open dagen, bewonersavonden etc.
• Korte lijnen met de omgevingsmanager en de communicatieadviseur(s) vanwege organiseren momenten;
• Doet onderzoek naar specifieke onderwerpen/vragen rondom het project samen met onze interne en externe (beleids)adviseurs;
• Voert administratieve en financiële werkzaamheden uit;
• Fungeert als vraagbaak voor samenwerkingspartners en andere bij het project betrokken project, is de spin in het web;

Functie eisen/wensen

• Je hebt een diploma op HBO of  academisch niveau;
• Je bent technisch onderlegd;
• Je hebt enkele jaren kennis opgedaan in een vergelijkbare rol bij grootschalige projecten;
• Je hebt ervaring met samenwerken in multidisciplinair gemeentelijke projecten;
• Je bent bekend met de gebruikelijke termen bij dit soort ontwikkelingen;
• Je bent bekend met Projectmatig/Agile werken;
• Je beschikt over kennis van processen binnen een gemeente (eerder gewerkt binnen de gemeente/overheid);
• Je hebt ervaring met werken in een politiek gevoelige omgeving.

Alle bovenstaande eisen zijn harde criteria eisen. Je dient alle gevraagde functie eisen te bezitten, alleen dan kunnen wij je verder meenemen in de selectie.

MUST: Graag ontvangen wij van jou het volledige CV omschreven in het NL en waaruit kennis/ervaring in bovenstaande blijkt, inclusief een motivatie. 

Geef ook in je CV het volgende aan:

Datum beschikbaarheid;
Hoeveel uur per week;
Vakanties of belemmeringen;
(concreet) Lopende sollicitaties/intakes;
Vakantie;
Uurtarief ex BTW, inclusief reis- en verblijfkosten of Salarisindicatie.