Projectsecretaresse (tijdelijk) – Rotterdam #KRTZ7528279

Opdracht omschrijving

Inhuur opdracht / Tijdelijke opdracht:

Opdracht: Projectsecretaresse (32 – 36 uur) 

Locatie: Rotterdam
Startdatum: 20 mei 2024
Einddatum: 19 april 2025
Optie op verlenging: ja
Uren per week: 32 – 36 uur
ZZP mogelijk: Nee, alleen op payroll basis
Projectdetachering: Ja, indicatie salaris obv 36 u p/w

Uiterste reactiedatum: 26 februari 2024 om 12:00 uur

Als Secretaresse ben je het verlengstuk van het hoofd Huisvesting en van de teammanager Programmeren. Zij moeten blindelings op je kunnen vertrouwen. Je voert zelfstandig diverse secretariële werkzaamheden uit om hen te ontlasten. Zo zorg je onder meer voor het maken van afspraken, dossierbeheer en mailafhandeling. Je beheert de agenda, signaleert knelpunten en lost deze zelfstandig op. Je reserveert locaties, regelt catering en andere benodigde voorzieningen, meldt bezoekers aan en haalt externe bezoekers op (in tijden dat we weer naar kantoor mogen). In een aantal gevallen sluit je aan bij een overleg om te notuleren. Je bewaakt de reactietermijn van uitgezette acties en beheert het werkarchief van de afdeling. Daarnaast ben je het aanspreekpunt voor de in- en externe contacten en handel je inkomende gesprekken en binnenkomende post zelfstandig af. Tevens zorg je voor de (ondersteuning van de) organisatie van teamdagen.

De standplaats is Rotterdam maar we zijn op zoek naar ondersteuning voor de leiding in de omgeving van Nijmegen en de omgeving van Utrecht.

Verantwoordelijkheden

• Beheren van de agenda en het maken van afspraken.
• Reserveren van locaties, regelen van catering en overige voorzieningen, en het aanmelden van bezoekers.
• Voorbereiden van vergaderingen en besprekingen.
• Notuleren bij vergaderingen, het bijhouden en bewaken van actielijsten.
• Beheren van dossiers en het werkarchief.
• (Mede)organiseren van teamdagen.

FUNCTIE EISEN/ -WENSEN:

• Aantoonbaar in het bezit van tenminste een afgerond HBO diploma.
• Aantoonbaar in het bezit van werkervaring als onderdeel of direct ten behoeve van een projectgroep. 
• Aantoonbaar werkervaring met Outlook en MS Office.
• Relevante ervaring in een grootzakelijke (1000+ medewerkers) organisatie.
• Aantoonbaar affiniteit met (strategisch) projectmanagement.
• Aantoonbaar werkervaring met het meewerken aan strategische vraagstukken.

Graag ontvangen wij van jou het volledige CV omschreven in het NL en waaruit kennis/ervaring in bovenstaande blijkt, inclusief een motivatie en onderbouwing. 

Geef ook in je CV het volgende aan:

Datum beschikbaarheid;
Hoeveel uur per week;
Vakanties of belemmeringen;
(concreet) Lopende sollicitaties/intakes;
Vakantie;
Salarisindicatie obv 40 uur per week.