Interim Secretaresse – Utrecht #KRTZ2201073

Opdracht omschrijving

Inhuur opdracht / Tijdelijke opdracht:

Opdracht: Secretaresse (32 – 36 uur) 

Locatie: Utrecht
Startdatum: zsm
Duur: 10 maanden
Optie op verlenging: ja
Uren per week: 32 – 36 uur
ZZP mogelijk: Ja
Projectdetachering mogelijk: Ja (salarisindicatie obv 36 u p/w)

Uiterste reactiedatum: 24 januari 2024 om 16:00 uur

Ter ondersteuning van het secretariaat zoeken wij een ervaren secretaresse die flexibel ingezet wordt ter ondersteuning.

Wat ga je doen
Jij bent er verantwoordelijk voor om uitstekend te ondersteunen op secretarieel gebied. Je werkt nauw samen met de bestuursadviseur en de woordvoerder. Samen met hen én jouw overige collega’s binnen het secretariaat geef jij op een soepele manier vorm aan de ondersteuning die nodig is.

Als er iets onverwachts gebeurt is dat voor jou geen probleem, want snel schakelen en zelfstandig beslissingen nemen ben je wel gewend.

Het complexe agendabeheer vereist een nauw en zorgvuldig contact met zowel externe relaties als interne collega’s. Je draagt zorg voor een adequate agendaplanning en kunt hierover indien nodig adviseren. Jij weet mensen te vinden, en zij jou als het gaat om contact. Je bent het visitekaartje, wat zich uit in een zorgvuldige manier van communiceren (telefonisch, per mail en overige correspondentie). Daarnaast houd je je bezig met het voorbereiden en samenstellen van dossiers voor vergaderingen.

Je bent flexibel en kunt je nieuwe situaties snel eigen maken. Je bent initiatiefrijk, behulpzaam in de omgang en je staat stevig in je schoenen. Je durft beslissingen te nemen en haalt plezier uit uitdagingen maar kan ook goed omgaan met stressvolle situaties.

Je haalt voldoening uit de ondersteuning en zorgt dat alles op rolletjes loopt. Je kunt snel schakelen en hebt een flexibele instelling. Je beschikt over de benodigde sensitiviteit om de juiste afweging te maken als het gaat om het delen van informatie en stellen van prioriteiten. Samenwerking, betrouwbaarheid en integriteit zijn voor jou vanzelfsprekend.

FUNCTIE EISEN- EN WENSEN:

• Een afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau in secretariële richting;
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse;
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met MS Office (Word, Excel, Teams & SharePoint);
• Minimaal 8 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse;
• Aantoonbare werkervaring met iBabs;
• Aantoonbare werkervaring binnen een (semi-)overheidsorganisatie

Graag ontvangen wij van jou het volledige CV omschreven in het NL en waaruit kennis/ervaring in bovenstaande blijkt, inclusief een motivatie en onderbouwing. 

Geef ook in je CV het volgende aan:

Datum beschikbaarheid;
Hoeveel uur per week;
Vakanties of belemmeringen;
(concreet) Lopende sollicitaties/intakes;
Vakantie;
Uurtarief of Salarisindicatie obv 40 u p/w.