Interim Managementassistent #KRTZ1159197

Opdracht omschrijving

Opdracht
De gemeente is tijdelijk op zoek naar een managementondersteuner. Je komt te werken bij de afdeling Concernstaf.

Wat ga je doen? 
Als medewerker directie- en bestuurssecretariaat kom je te werken bij afdeling Concernstaf, waar je samen met vier collega’s het secretariaat van de directie- en collegeleden vormt. Je werkt samen met een duo-collega, twee wethouders. Daarnaast ondersteun je waar nodig binnen het team.  

We zoeken een representatieve, betrouwbare, flexibele en dienstverlenende medewerker, die goed kan luisteren, open communiceert, goed past in het bestaande team en een proactieve werkhouding heeft.

Je werkzaamheden bestaan onder meer uit: 

• Complex agendabeheer: niet alleen het inplannen van de afspraak maar ook alle faciliteiten rondom de afspraak organiseren. Het is jouw verantwoordelijkheid dat de dag van de gemeentesecretaris, directeur en wethouders van A tot Z klopt; 
• Verbanden leggen tussen de e-mail en de agenda en hier naar handelen; Op verzoek verstrek je informatie en/of verwijs je door. Je bent hierin kritisch en je kunt een goede inschatting maken van de wijze waarop een verzoek moet worden afgehandeld; 
• Meelezen en anticiperen op e-mail van de gemeentesecretaris, directeur en wethouders;  
• Voorbereiden van overleggen, completeren vergaderstukken, attenderen op aandachtspunten;  
• Bewaken van de voortgang van inhoudelijke onderwerpen; 
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor mensen van binnen en buiten de organisatie; 
• Alle andere voorkomende secretariële taken. 

Eisen waaraan je moet voldoen:

1. Beschikbaarheid op woensdag ( 2 a 4 uur) en op donderdag en vrijdag (8 uur per dag).
2. Minimaal een afgeronde MBO niveau 4 opleiding, in de richting van of aangevuld met een secretariële opleiding;
3. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring als secretariaat medewerker met ervaring in complex agendabeheer in de afgelopen 2 jaar ;
4. Aantoonbare kennis van en vaardig met archiverings- en documentatietechnieken in software zoals het Zaaksysteem;
5. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring binnen een gemeente in de afgelopen 4 jaar.

Alle bovenstaande eisen zijn harde criteria eisen. Je dient alle gevraagde functie eisen te bezitten, alleen dan kunnen wij je verder meenemen in de selectie.

MUST: Graag ontvangen wij van jou het volledige CV omschreven in het NL en waaruit kennis/ervaring in bovenstaande blijkt, inclusief een motivatie. 

Geef ook in je CV het volgende aan:

Datum beschikbaarheid;
Hoeveel uur per week;
Vakanties of belemmeringen;
(concreet) Lopende sollicitaties/intakes;
Vakantie;
Uurtarief ex BTW, inclusief reis- en verblijfkosten of Salarisindicatie.