Secretaris onderwijsinstelling #KRTZ8295452

Opdracht omschrijving

Inhuuropdracht:

Opdracht: Secretaris onderwijsinstelling – tijdelijk –

Locatie: Den Haag
Startdatum: 1 april 22
Duur: 01 juli 22
Optie op verlenging: ja
Uren per week: 20 uur
ZZP mogelijk: nee. zzp'er krijgen bij interesse een project(payroll)contract.

Reageren voor 16 maart, 15.00u.

Taken en verantwoordelijkheden Secretaris 

• Onderhoudt en optimaliseert de secretariële processen
• Zorgt ervoor dat voorzitter, vicevoorzitter en leden zich volledig kunnen concentreren op de inhoud van de vergaderingen, in plaats van op administratieve voorbereiding en follow-up
• Ondersteunt bij de Daily Boards
• Onderhoudt contacten met de bedrijfssecretaris over vergadercyclus, documentverwerking, follow-up van advies- en toestemmingsverzoeken, voorbereiding van vergaderingen.
• Bereidt de vergaderingen voor met de RvB en maakt de notulen.
• Is een bron van informatie voor leden met betrekking tot wetgeving en toepasselijke wetgeving (WHW bijv.)
• Dagelijks aanspreekpunt, inbox beheer.
• Bereidt de inhoud van de vergaderingen, vergaderingen en afspraken voor
• Borging vergadercyclus voor beide commissies, houd document- en procesdeadlines in de gaten
• Monitoring en onderhoud van papieren en digitale bestanden (Teams)
• Ondersteunt de agenda in vergaderingen met de Raad van Bestuur
• Bewaakt procedures, processen en afspraken en bewaakt de juiste implementatie;
• Ondersteunt de verschillende subcommissies met documenten en opvolging

Eisen:

Profiel

• MBO / HBO ondersteunende administratieve beroepen
• Kennis van de Nederlandse context van het hoger onderwijs
• Ervaring in het omgaan met juridische documenten en teksten
• Ervaring in het omgaan met vertrouwelijke informatie
• Uitstekende talenkennis in het Nederlands en Engels, mondeling en schriftelijk
• Uitstekende sociale en communicatieve vaardigheden;
• Enthousiaste, innovatieve, creatieve, flexibele, klant- en servicegerichte instelling;
• Vaardigheid in het verzamelen en verwerken van informatie
• Proactieve houding ten aanzien van het bieden van secretariële ondersteuning, efficiënte notuleren en het opstellen van actielijsten
• Vaardigheid om nauwkeurig en onder tijdsdruk te werken
• Flexibele houding ten opzichte van ad hoc dringende kwesties en vergaderingen
• Zelfstandig kunnen functioneren en in teamverband kunnen functioneren;
• Theoretische en praktische kennis van gerelateerde wetten (WHW) en regelgeving is een pré

Graag ontvangen wij van jou het volledige CV omschreven in het NL en waaruit kennis/ervaring in bovenstaande blijkt, inclusief een motivatie.