Opdracht informatie (Deze opdracht is verlopen)
Secretarieel > Secretaresse, Secretarieel > Managementassistent
Log in om een job alert te maken voor opdrachten binnen deze vakgebieden.
Opdracht omschrijving
Beschikbare interim opdracht:
Secretaresse voor de Sector Informatisering & Beheer | Interim
Opdrachtomschrijving
Je komt te werken bij de Sector Informatisering en Beheer. Dat is de sector die er voor zorgt dat ICT systemen in de lucht blijven, softwareapplicaties blijven functioneren en de enorme hoeveelheid aan data worden beheerd.
Je ontzorgt en faciliteert het Management Team van deze sector. Daarnaast biedt je waar nodig op een paar vlakken licht administratieve ondersteuning.
- je bewaakt de complexe agenda van de sectormanager en het waar noodzakelijk de agenda’s van het management team. Je zorgt voor rust en overzicht. Daarbij hou je rekening met de inhoudelijke, organisatorische en prioritaire aard en politiek-bestuurlijke verhoudingen;
- je denkt voortdurend twee stappen vooruit zodat het sectorhoofd zonder zorgen om organisatorische zaken de dag door komt;
- je zorgt er voor dat het sectorhoofd en/of het management team leden tijdig en correct worden geïnformeerd. Je behandelt zoveel mogelijk zelfstandig de binnenkomende gesprekken en correspondentie, zet het door of bewaakt de afhandeling;
- je organiseert multidisciplinaire overleggen, verzorgt verslaglegging en bewaakt de voortgang van gemaakte afspraken en genomen besluiten.
Je komt te werken op de afdeling Planning en Processen. Je vervuld jouw rol zeer zelfstandig.
Gevraagde kennis en ervaring
- je hebt hbo werk- en denkniveau;
- je spreekt en schrijft correct Nederlands en je hebt daarnaast een goede kennis van de Engelse spreek- en schrijftaal;
- je hebt enkele jaren secretariële ervaring op directie- of in het bedrijfsleven, bij de overheid of andere non-profitorganisaties.
- je hebt ervaring met het werken in een dynamische omgeving en je legt gemakkelijk contact met verschillende mensen binnen en buiten de organisatie;
- je gaat goed om met vertrouwelijke informatie en bent daarin integer en discreet (een VOG-verklaring is noodzakelijk);
- je bent flexibel in werktijden bij onverwachte gebeurtenissen en bent bereid om wanneer nodig langer door te werken;
- je brengt structuur aan en pikt snel nieuwe informatie op en legt snel verbanden. Ook kun je goed prioriteiten stellen en zowel samen- als zelfstandig werken.
Er is veel hectiek op de afdeling. Dit moet je wel kunnen handelen.
