Opdracht informatie (Deze opdracht is verlopen)
Secretarieel > Secretaresse, Secretarieel > Managementassistent, Secretarieel > Overig (Secretarieel)
Log in om een job alert te maken voor opdrachten binnen deze vakgebieden.
Opdracht omschrijving
Ben jij een enthousiaste managementassistent, de duizendpoot die onze afdeling komt versterken?
De afdeling Mobiliteit en Milieu is verantwoordelijk voor de beleidsthema’s mobiliteit, groen en water en milieu in de ontwikkelopgave. Vanwege wisselingen op het secretariaat is de afdeling op zoek naar versterking. Het secretariaat van de afdeling Mobiliteit en Milieu, bestaande uit 2 secretaresses, ondersteunt het afdelingshoofd en de twee teamleiders. Daarnaast kunnen collega's vanuit de afdeling bij jou terecht met allerhande vragen.
- Mail- en agendabeheer is een essentieel onderdeel van je werk. Je leest en denkt mee, participeert en acteert daarop. Je voert de regie over de agenda van het afdelingshoofd en de teamleiders. Wekelijks hebben jullie agendaoverleg.
- Je verwerkt op juiste wijze post, mail, klantvragen en correspondentie zodanig dat deze tijdig en correct verzonden worden.
- Je bereidt op eenduidige wijze (staf)vergaderingen voor: agenda's maken, stukken verzamelen en distribueren in IBABS en notuleren van de vergaderingen, actie- en besluitenlijsten opstellen. Je bewaakt de voortgang van de actiepunten. Je beheert en reserveert ook de vergaderruimtes van de afdeling, organiseert het afdelingsoverleg en andere personele bijeenkomsten zoals jubilea en afscheid.Â
- Je zorgt voor administratieve ondersteuning, documentbeheer en maakt inkooporders aan.
Eisen:
De kandidaat die wij zoeken:
- Je hebt minimaal een afgeronde MBO opleiding bijvoorbeeld Schoevers of gelijkwaardig.
- Je beschikt over meer dan 5 jaar werkervaring in een secretariële/ondersteunende functie.
- Kennis van complex agendabeheer, Teams, Outlook, Sharepoint, IBABS en nieuwe programma’s maakt jij je snel eigen
- Je hebt een uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal.
- Je onderhoudt contacten met externe partijen en interne netwerken.
- Het ondersteunen en faciliteren van anderen is je talent. Hierdoor maak je het voor de collega’s en de afdeling mogelijk om succesvol te zijn.
Graag ontvangen wij van jou het volledige CV omschreven in het NL en waaruit kennis/ervaring in bovenstaande blijkt, inclusief een motivatie en onderbouwing.Â
Geef ook in je CV het volgende aan:
Datum beschikbaarheid;
Hoeveel uur per week;
Vakanties of eventuele belemmeringen;
(concreet) Lopende sollicitaties/intakes;
Vakantie;
Uurtarief ex BTW, inclusief reis- en verblijfkosten of Salarisindicatie.
