Secretaresse (tijdelijk) #KRTZ8491729

Opdracht omschrijving

Je zorgt samen met jouw collega’s voor passende, snelle en zorgvuldige ondersteuning bij de teamleiders en domeinmanager in jouw domein en kijkt wat zij nodig hebben. Uiteraard zorg je ervoor dat je juiste kwaliteit biedt in de ondersteuning. Binnen de vastgestelde kaders heb je de vrijheid om maatwerk te leveren en bied jij wat de teamleiders en domeinmanager nodig hebben. Je gaat aan de slag binnen het secretariaat voor het domein Bedrijfsvoering.

Je bent verantwoordelijk voor o.a. de volgende werkzaamheden:

• Verwerken van de dagelijkse post/mail en de juiste behandeling/afhandeling van telefoongesprekken;
• Het maken van complexe afspraken en zorgdragen voor een adequate agendaplanning;
• Aanspreekpunt zijn voor mensen van binnen en buiten de organisatie;
• Op verzoek verstrek je informatie en/of verwijs je door (je bent hierin kritisch en je kunt een goede inschatting maken van de wijze waarop een verzoek moet worden afgehandeld);
• Ervoor zorgen dat de domeinmanager/teamleider tijdig over de juiste (vergader) stukken en informatie beschikt;
• Het bewaken van de voortgang van de dagelijkse actiepunten;
• Het zelfstandig uitvoeren van correspondentie en het controleren/redigeren van ter ondertekening aangeboden correspondentie. Het archiveren van in- en externe post;
• Het organiseren van ontvangsten en incidenteel afscheidsbijeenkomsten en buitenlandse reizen van de manager/teamleider

FUNCTIE EISEN/ -WENSEN:

• Een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4 Secretaresse;
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als secretaresse;
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als secretaresse;
• Aantoonbare werkervaring met iBabs;
• Aantoonbare werkervaring met het agendabeheer voor meerdere personen tegelijk (maak dit duidelijk aantoonbaar in het cv);
• Ervaring binnen de overheid.

Graag ontvangen wij van jou het volledige CV omschreven in het NL en waaruit kennis/ervaring in bovenstaande blijkt, inclusief een motivatie en onderbouwing. 

Geef ook in je CV het volgende aan:

Datum beschikbaarheid;
Hoeveel uur per week;
Vakanties of belemmeringen;
(concreet) Lopende sollicitaties/intakes;
Vakantie;
Salarisindicatie..