Secretaresse #KRTZ6672135

Opdracht omschrijving

Werkzaamheden:

• – Ondersteuning van twee adjunct-directeuren, de afdeling verkoop en een aantal ontwikkelaars Ondersteuning van een aantal projectontwikkelaars en de andere twee secretaresses
• – De nadruk in de functie ligt op agendabeheer, organiseren en plannen
• – Het maken van interne en externe (agenda) afspraken die vaak op korte termijn gepland of gewijzigd moeten worden
• – Plannen van diverse afdelingsoverleggen
• – Aanwezig bij het verkoopoverleg
• – Organiseren van (interne) evenementen
• – Op belang en urgentie ‘screenen’ van telefoongesprekken en e-mail en veelal zelfstandig afhandelen hiervan op discrete wijze;
• – Verzorgen van interne en uitgaande correspondentie zoals brieven, rapporten, presentaties, notuleren van vergaderingen
• – Verzorgen van organisatorische en logistieke zaken
• – Assisteren bij de organisatie van bijeenkomsten (presentaties, vergaderingen, één- of meerdaagse conferenties e.d.)
• – Regelen van accommodaties, catering en reis- en verblijfsdocumenten voor de directieleden
• – Correct ontvangen en verzorgen van bezoekers
• – Opvangen van werkzaamheden van collega secretaresse als ze afwezig is.

Projectomschrijving:
De nadruk in de functie ligt op agendabeheer, organiseren en plannen.

Selectiecriteria:

• – MBO/HBO richting Secretarieel (bijvoorbeeld Schoevers)
• – Minimale jaren werkervaring in vergelijkbare rol: 1 – 4 jaar
• – Kennis van systemen en/of software: Outlook, Sharepoint en Microsoft Office
• – Woonachtig in de omgeving van Utrecht
• – Taal: Nederlandse (moedertaal) en Engelse spreek- en schrijfvaardigheden

Binnen deze functie is het niet mogelijk om thuis te werken.

Overname na detacheringsperiode van 6-12 maanden behoort tot de mogelijkheid.