Projectsecretaris (PMO) #KRTZ3532071

Opdracht omschrijving

Taakomschrijving
Deze opdrachtgever helpt overheden bij het verbeteren van hun dienstverlening met ICT. Als advies- en projectenorganisatie in dienst van het openbaar bestuur. Innovatief, creatief, technologisch hoogwaardig en met expertise in de uitvoering. Gedreven door vakmanschap, met hart voor de publieke zaak en zonder winstdoel. Resultaat voor de overheid, burgers en bedrijven staat daarbij steeds centraal.

Voor het PMO team zijn wij op zoek naar een ervaren projectsecretaris.
Het betreft niet een inhoudelijke invulling (zoals o.a. stakeholdersmanagement, stuurgroepen, inhoudelijk advies ed.) maar op het vlak van Bedrijfsvoering. De projectsecretaris ondersteunt en adviseert een project met name op het gebied van contracten/overeenkomsten, Inkoop en projectfinanciën. De secretaris zal meerdere projecten tegelijk ondersteunen.

Scope:
● de projectsecretaris wordt functioneel aangestuurd door de (verschillende) projectleiders
● de projectsecretaris is verantwoordelijk voor de PIOFACH taken binnen het project en project
   gerelateerde ondersteuning van de projectleider conform de brede kaders en richtlijnen.
   Hierin treedt de secretaris proactief op.

Meest voorkomende werkzaamheden :
Als projectsecretaris ben je de verbindende schakel tussen de projectleider en de directie Bedrijfsvoering (JZ, Inkoop, Financiën, Projectbureau, HR, Servicedesk)
Je bent een sparringpartner voor de projectleider en ondersteunt hem/haar met:
– Het voeren van de projectadministratie, (verplichtingenbeheer/budgetbewaking/urenadministratie) het opstellen van voortgangs- en maandrapportages. Je bewaakt de voortgang en rapporteert hierover aan de projectleider.
(incl facturatieproces / prestatieverklaringen)

– Het begeleiden van inkoopaanvragen ((mede)opstellen van de aanvraag en het begeleiden
  en monitoren van het proces aanvraag tot aan contract. (i.s.m. de afdeling Inkoop)

– Bij het inhuren van resources ben je ook verantwoordelijk voor het faciliteren van de start van
  de gekozen kandidaat (Indienstproces, afspraak maken voor facilitaire (en overall)
  onboarding, eerste begeleiding/uitleg/aanspreekpunt m.b.t de ICTU processen.

-(mede) Opstellen van projectovereenkomsten t.b.v. opdrachten/opdrachtgevers.
  Begeleiden/monitoren van het proces ‘opstellen overeenkomst tot aan getekende
  overeenkomst retour’. (i.s.m het projectbureau)

-Bijhouden van de projectsite op Sharepoint

– Opstellen decharges (administratief) in afstemming met Financiën/Control

– Documentbeheheer (sharepoint) en archivering na decharges

-Sporadisch kan ook gevraagd worden of je meewerkt aan events (als dat van toepassing is)
  en/of aanschuift bij overleggen om een actielijst bij te houden
 

Gewenste profiel
We zoeken iemand die zijn/haar sporen heeft verdiend in de rol van projectsecretaris, op het vlak van bedrijfsvoering, en die zich staande weet te houden in een dynamische en veeleisende multi-projectomgeving. Een secretaris die naast denkkracht ook van (operationeel) aanpakken weet.
Belangrijk aspect is ruime ervaring in projectfinanciën/verplichtingenbeheer en contractbeheer en het begeleiden van inkoopaanvragen/processen.

Als secretaris zal je, zoals eerder aangegeven, meerdere projecten in je portefeuille hebben. Daarmee ben je dan ook voor meerdere projectleiders het aanspreekpunt. En deze projectleiders zullen soms tegelijkertijd iets van jou verwachten. Overzicht houden, snel kunnen schakelen, continue over voortgang communiceren, flexibel en stressbestendig zijn, kunnen prioriteren, zijn dus belangrijke eigenschappen.

Als secretaris bewaak je ook de gestelde richtlijnen en processen. Richting de projectleiders zal je sterk in je schoenen moeten staan om dat vast te houden, maar tegelijkertijd moet je ook flexibel blijven om daar waar nodig mee te bewegen, en na te blijven denken over de werkprocessen.

Tevens ben je als secretaris de verbindende schakel tussen het project en stafafdelingen als Inkoop, Financiën, Control, Juridische Zaken en Facilitaire Zaken. Met deze afdelingen zal veel afstemming plaatsvinden in het kader van de bedrijfsvoering binnen je projecten.

Competenties
•    Klantgerichtheid
•    Analyserend vermogen
•    Cijfermatig inzicht
•    Samenwerken
•    Omgevingsbewust
•    Plannen en organiseren
•    Stressbestendig
•    (uitermate) Flexibel
•    Proactief
•    Communicatief vaardig, zowel mondeling als schriftelijk

Kennis en ervaring
•    HBO werk- en denkniveau
•    PMO-Certificering (bijv. Prince2 / P3O / MSP)
•    Ervaring met projectmatig werken, bij voorkeur binnen een projectorganisatie
•    Ervaring als (project)secretaris, bij voorkeur in een multi-projectomgeving, bij de overheid is een pre
•    Ervaring specifiek op gebied van Project financiën: (complex) budgetbeheer / verplichtingenbeheer / monitoring budgetuitputting
•    Ervaring specifiek op gebied van contractbeheer en contractueel vastleggen van wijzigingen
•    Ervaring met inkooptrajecten (materieel en resources)
•    Ervaring met MS Office, excel, PowerBI, Exact, Synergy en Sharepoint

Eisen
•    Ten minste 1,5- 2 jaar recente aantoonbare werkervaring in de rol van project/programma secretaris (of vergelijkbare rol) op het vlak van(uitvoering van) bedrijfsvoering(processen)
•    uiterlijk beschikbaar op 31 januari 2023
 

Wensen
Relevante HBO opleiding
Recente aantoonbare ervaring met support van meerdere projecten tegelijk
Recente aantoonbare werkervaring op het vlak van begeleiden van inkoop aanvragen (in een uitvoerende rol)
Recente aantoonbare werkervaring op het vlak van contractbeheer (o.ao opstellen overeenkomsten) (in een uitvoerende rol)
Recente aantoonbare ervaring met beheer van complexe programma/project administratie / financieel (in een uitvoerende rol)
Recente, aantoonbare werkervaring binnen de (Rijks)overheid

Geef ook in je CV het volgende aan:

Datum beschikbaarheid;
Hoeveel uur per week;
Vakanties of belemmeringen;
(concreet) Lopende sollicitaties/intakes;
Vakantie;
Salarisindicatie/uurtarief