Projectsecretaris #KRTZ1483674

Opdracht omschrijving

Geplande data selectiegesprek(ken): 28 feb, 2 maart

Taakomschrijving

Voor het PMO team zijn wij op zoek naar 2 ervaren Projectsecretaris. Het betreft niet een inhoudelijke invulling (zoals o.a. stakeholdersmanagement, stuurgroepen, inhoudelijk advies ed.) maar op het vlak van Bedrijfsvoering. De projectsecretaris ondersteunt een project met name op het gebied van Inkoop en Project financiën. De secretaris zal meerdere projecten tegelijk ondersteunen. 

Scope:
● de projectsecretaris wordt functioneel aangestuurd door de projectleider 
● de projectsecretaris is verantwoordelijk voor de PIOFACH taken binnen het project en project gerelateerde ondersteuning van de projectleider conform de brede kaders en richtlijnen. Hierin treedt de secretaris proactief op.

Verantwoordelijkheden:
● de secretaris legt verantwoording af aan de projectleiders
● de secretaris is verantwoordelijk voor het bewaken en uitvoeren van de planning & control cyclus conform de door gestelde kaders
● de secretaris is verantwoordelijk voor het bewaken en (tijdig) genereren van specifieke informatievoorziening, dashboard, rapportages (financieel en inhoudelijk) aan de relatiemanagers/projectleiders (en desgevraagd opdrachtgever en directie) conform de door gestelde kaders
● de secretaris is verantwoordelijk voor het documenteren en archiveren van voor het project relevante documenten (in overleg met de projectleider)
● de secretaris is verantwoordelijk voor het bewaken van tijdige en kwalitatief hoogwaardige oplevering van bij het de directie Bedrijfsvoering ingekochte (project)specifieke diensten en heeft hierin een coördinerende en controlerende rol. Knelpunten in de levering van diensten worden gesignaleerd naar de betreffende afdeling
● de secretaris fungeert als opdrachtgever naar de via de directie Bedrijfsvoering betrokken afdeling/medewerkers (inkoop, Juridische Zaken, ICT, HR, Financiën, Servicedesk)
● de secretaris is verantwoordelijk voor het (tijdig) signaleren van verbeterpunten, knelpunten, issues, wensen e.d. op gebied van PIOFACH en bredere (werk)procedures richting de directie Bedrijfsvoering.

Gewenste profiel
We zoeken iemand die zijn/haar sporen heeft verdiend in de rol van projectsecretaris/PMO-er, op het vlak van bedrijfsvoering, en die zich staande weet te houden in een dynamische en veeleisende multi-projectomgeving. Een secretaris die naast denkkracht ook van (operationeel) aanpakken weet.  Belangrijk aspect is ruime ervaring in project-financiën. 

Als secretaris zal je , zoals eerder aangegeven, meerdere projecten in je portefeuille hebben. Daarmee ben je dan ook voor meerdere projectleiders het aanspreekpunt. En deze projectleiders zullen soms tegelijkertijd iets van jou verwachten. Overzicht houden, flexibel en stressbestendig zijn, kunnen prioriteren, zijn dus belangrijke eigenschappen. 

Als secretaris bewaak je ook de gestelde richtlijnen en processen. Richting de projectleiders zal je sterk in je schoenen moeten staan om dat vast te houden, maar tegelijkertijd moet je ook flexibel blijven om daar waar nodig mee te bewegen, en na te blijven denken over de werkprocessen. 

Tevens ben je als secretaris de verbindende schakel tussen het project en stafafdelingen als Inkoop, Financiën, Control, Juridische Zaken en Facilitaire Zaken. Met deze afdelingen zal veel afstemming plaatsvinden in het kader van de bedrijfsvoering binnen je projecten. 

Eisen
•    HBO werk- en denkniveau (HBO opleiding)
•    PMO-Certificering (bijv. Prince2 / P3O / MSP)
•    Ervaring met projectmatig werken, binnen een projectorganisatie. Recente aantoonbare ervaring met support van meerdere projecten tegelijk
•    Ervaring als (project)secretaris/PMO-er, in een multi-projectomgeving, bij de overheid
•    Ervaring specifiek op gebied van Project financiën: budgetbeheer / monitoring budgetuitputting
•    Ervaring specifiek op gebied van contractbeheer en contractueel vastleggen van wijzigingen
•    Ervaring met inkooptrajecten (materieel en resources)
•    Ervaring met MS Office, met name Word en Excel
•    Ten minste 3 jaar recente aantoonbare werkervaring in de rol van projectsecretaris/PMO-er (of vergelijkbare rol)
•    Per direct beschikbaar 

Competenties
•    Klantgerichtheid
•    Analyserend vermogen
•    Cijfermatig inzicht
•    Samenwerken 
•    Omgevingsbewust
•    Plannen en organiseren
•    Stressbestendig
•    Flexibel
•    Proactief