Projectsecretaris #KRTZ4064497

Opdracht omschrijving

In het ketenprogramma Implementatie nieuwe Wet

Ten behoeve van de ondersteuning van de implementatie is een (tijdelijke) programmaorganisatie ingericht. De programmaorganisatie wordt aangestuurd door de programmadirecteur. Het programmabureau ondersteunt de programmadirecteur en de programmaonderdelen Implementatie IV en het Keten Coördinatie Team. Het programmabureau  verzorgt tevens de programmafinanciën en bereidt, samen met de trekkers van de programmaonderdelen en de ketenvertegenwoordigers de besluitvorming voor.

Het programmabureau bestaat uit de programmasecretarissen en management ondersteuning.  Binnen het programma zijn twee projecten waarin met ketenpartners wordt gewerkt aan producten en afspraken die voor deze start noodzakelijk zijn: Implementatie informatievoorziening (IV) en het coördinatieteam. Bij IV. moet je denken aan het vaststellen van de inhoud van uitgewisselde informatie, de beschrijving van nieuwe (keten)werkprocessen, etc. Het coördinatieteam ondersteunt de keten op o.a. de relatie met het werkveld, maar houdt zich bijvoorbeeld ook bezig met het verder  uitwerken van informatieproducten. 

Beschrijving omschrijving dienst, aanleiding en doel

De wet verplichte ggz brengt een aantal veranderingen voor de diverse ketenpartners met zich mee, onder andere op het gebied van ICT. Hiervoor is binnen het ketenprogramma een project informatievoorziening ingericht én een coördinatieteam. Bij de inwerkingtreding van  de wet was de implementatie van de ICT nog niet zo ver is dat (een deel van) de administratieve lasten goed kunnen worden weggenomen. Het ketenprogramma heeft een doorstart gemaakt en is er voor beide projecten ondersteuning nodig voor administratieve, organisatorische en financiële processen. Vanwege het vertrek van de huidige projectsecretaris wordt een nieuwe collega gezocht voor ca. 16 uur per week tot eind 2020. Afhankelijk van de duur van het programma en de behoefte aan ondersteuning bestaat de mogelijkheid tot verlenging en evt. uitbreiding van de opdracht. 

Omschrijving werkzaamheden, taken en resultaatgebieden:

Het ketenprogramma is op zoek naar een veelzijdige projectsecretaris, die:

– In staat is binnen een complexe politiek/bestuurlijke omgeving te acteren

– bekend is met de financiële- en inkoopprocessen bij Ministeries in staat is om vergaderingen voor te bereiden, verslag van te leggen en actie-/besluitenlijsten bij te houden en na te

jagen

– ondersteunt bij het beheer van de het bestedingsplan van het programma

– voortgangsrapportages beheert en (mede) opstelt

– organiserend vermogen heeft t.b.v. het regelen van externe locaties

– ondersteunt bij het uitzetten van opdrachten en subsidies

– ondersteunt bij de interne en externe communicatie

– bereid is om agenda’s en mailboxen te beheren

– goede beheersing van Microsoft kantoorautomatisering heeft

– kennis heeft van de processen binnen de rijksoverheid

– kennis heeft van de ketenpartners als VNG

– nauw kan samenwerken met het hoofd programmabureau

Resultaatgebieden:

De projectsecretaris is verantwoordelijk voor een soepele bedrijfsvoering binnen de projecten.

Dit bereikt de projectsecretaris door de hierboven werkzaamheden. Afhankelijk van de capaciteiten van de kandidaat behoort uitbreiding van taken en verantwoordelijkheden tot de

mogelijkheden.

Onderstaande eisen zijn verplicht en moeten duidelijk uit het CV naar voren komen.

– heeft een relevante afgeronde HBO opleiding

– heeft minimaal 3 jaar ervaring binnen de rijksoverheid

– heeft minimaal 1 jaar werkervaring met project- en / of programmaondersteuning bij de rijksoverheid

– is bekend met Ketenpartners zoals de VNG

– motivatie verplicht

Waar verder de voorkeur naar uitgaat

– relevante ervaring heeft met project en / of programmaondersteuning

– relevante ervaring heeft met managementondersteuning

– heeft gewerkt met Microsoft office.

—-

Alle bovenstaande eisen zijn harde criteria eisen. Je dient alle gevraagde functie eisen te bezitten, alleen dan kunnen wij je verder meenemen in de selectie.

MUST: Graag ontvangen wij van jou het volledige CV omschreven in het NL en waaruit kennis/ervaring in bovenstaande blijkt, inclusief een motivatie. 

Onze voorkeur gaat uit naar een tijdelijk dienstverband voor de duur van het project.

Geef ook in je CV het volgende aan:

Beschikbaarheidsdatum;
Hoeveel uur per week;
Vakantie;
Uurtarief ex BTW, inclusief reis- en verblijfkosten of Salarisindicatie.