Project Management Ondersteuning #KRTZ406534

Opdracht omschrijving

Projectsecretaris
Team Digitale Ondersteuning
32-36 uur per week

De functie
Als projectsecretaris ben je de rechterhand van de programmadirecteur Team Digitale Ondersteuning.
Daarnaast ben je de schakel vanuit het programmateam naar verschillende takken binnen de programma organisatie en de bedrijfsvoering van de LCCB.
Je bent in de volle breedte van de bedrijfsvoering actief en met name op het gebied van financiën, personeel en organisatie.
Als projectsecretaris ben je betrokken bij de borging van de processen en ondersteun je in de vormgeving van de transitie.
Waar nodig spring je in bij ad-hoc vraagstukken. Je bent een spin in het web en krijgt energie van het bieden van structuur.

Taken en verantwoordelijkheden:

• Adviseren van programmadirecteur over bedrijfsvoering en signalen in organisatie.
• Schakel tussen programmateam Digitale Ondersteuning en andere programmalijnen
• Ondersteuning programmamanager:
  o Agendabeheer en bewaken van acties/besluiten
  o Verslaglegging van overleggen, acties en besluiten
  o Bewaken stabiliteit van de organisatie
  o I.s.m. afdeling bedrijfsvoering het oppakken van bedrijfskundige vragen
  o Risicomanagement: opstellen en uitvoeren risico-model
• Bewaakt het proces van besluitvorming:
  o Houdt overzicht over aankomende overleggen
  o Haalt actief in de organisatie relevante agenda- en beslispunten op
  o Organiseert en ondersteunt programmamanager bij teambijeenkomsten/sessies
• Personeel en organisatie:
  o Werving nieuwe collega’s: van het opstellen van functieprofielen, tot aanbestedingen, sollicitatiegesprekken en match binnen het team.
  o Start en warme overdracht van collega’s begeleiden
  o Zorgt voor overzichtelijke contact- en verzendlijsten, houdt organogram van programmalijn actueel
• Waar nodig en mogelijk pak je flexibel taken op in het team.

Wat vragen wij van jou?
Om succesvol te zijn in deze functie is het belangrijk dat je proactief bent en op mensen afstapt zonder daarbij op een opdracht te wachten.

Verder breng je mee:

• Minimaal een afgeronde relevante HBO-opleiding, met HBO+/WO werk- en denkniveau;
• Communicatief zeer vaardig
• Je bent kritisch en oplossingsgericht
• Ervaring met procesoptimalisatie
• Ervaring met HR gerelateerde taken, gespreksvaardigheden en processen
• Groot organiserend vermogen
• Politiek sensitief
• Mensgericht, gevoel voor teamdynamiek
• Kennis op het gebied van publieke gezondheid en veiligheid