Programma Ondersteuner | Programmasecretaris (PMO) – Rotterdam #KRTZ8823054

Opdracht omschrijving

Inhuur opdracht / Tijdelijke opdracht:

Opdracht: Programma Ondersteuner | Programmasecretaris (PMO) 

Locatie: omgeving Rotterdam
Startdatum: 1 juli 2024
Einddatum: 31 juni 2025
Optie op verlenging: ja, 24 maanden max
Uren per week: 36 uur
ZZP mogelijk: Ja, max tarief €70 (all-in excl. BTW)
Projectdetachering: Ja, indicatie salaris obv 36 u p/w

Uiterste reactiedatum: 4 april 2024 om 17:00 uur

Wij zijn op zoek naar een ervaren Senior Programma Management Ondersteuner die een cruciale rol zal spelen in het programma binnen beveiliging. Dit programma is gericht op de optimalisatie van integrale uitvoeringsprocessen voor fysieke beveiliging op landelijk niveau. Binnen de afdeling worden diverse projecten uitgevoerd met elk hun eigen specifieke doelstellingen. Het programma en de projecten hebben een landelijke focus, waardoor de werkzaamheden verspreid zijn over het hele land.

Als Senior Programma Management Ondersteuner werk je nauw samen met de projectmanager verantwoordelijk voor Focus 1, met als specifiek doel de vervanging van landelijke fysieke beveilingssystemen. Samen met een collega Project Management Ondersteuner vorm je het Project Management Office, waarbij jullie samen verantwoordelijk zijn voor structuur, standaardisatie en ondersteuning binnen het gehele programma. Het programma coördineert alle lopende projecten en zorgt voor transparantie in de project statussen, waarbij je rapporteert aan de projectmanager over de voortgang.

Doelstelling:
Als Senior Programma Management Ondersteuner ben je aangesteld om een assisterende rol te vervullen bij het realiseren van veranderdoelen in de breedste zin van het woord. Deze doelen hebben betrekking op de harmonisatie, ontwikkeling en innovatie van werkprocessen en resultaten binnen de organisatie, dienstencentra en ketenpartners.

Beoogd Resultaat:
Binnen twee jaar werk je nauw samen met de projectmanager om succesvol een of meerdere projecten van de projectenkalender uit te voeren en af te ronden.

Verantwoordelijkheden:
Als Senior Programma Management Ondersteuner ben je verantwoordelijk voor een nauwkeurige en kwalitatieve projectadministratie. Je taken omvatten onder andere:

– Projectondersteuning op basis van PRINCE2.
– Bewaking van mijlpalen, deadlines en afspraken.
– Assistentie bij het opstellen en bewaken van projectplanningen.
– Integratie van projectbeheersprocessen binnen het project.
– Proactief meedenken en adviseren over verbeteringen.
– Archiveren en up-to-date houden van digitale documentatie.
– Verzamelen van voortgangsrapportages, signaleren, analyseren en rapporteren van afwijkingen.
– Maken en voorbereiden van afspraken.
– Verslaglegging van afspraken en opvolging van actiepunten.
– Ondersteuning bij financiële verslaglegging en verwerking van facturen/opdrachten.
– Ondersteuning bij HR-gerelateerde taken en onboarding van nieuwe medewerkers.
– Centraal aanspreekpunt zijn voor de projectmanager en medewerkers van Focus 1.

FUNCTIE EISEN / -WENSEN:

• Tarief is all-in maximaal €70,- (alles inclusief reiskosten, verblijfkosten en parkeerkosten, excl. BTW).
   

Eisen opleiding en certificering:

– Minimaal een volwaardige, erkende en afgeronde opleiding op HBO-niveau.
– Minimaal een PRINCE2 Foundation certificaat.

Wensen:

– Minimaal een PRINCE2 Practitioner certificaat.

Professionele kennis en werkervaring:

• Eisen:

– 5 jaar werkervaring als projectondersteuner binnen grote (1000+) organisaties in de afgelopen 8 jaar.
– 5 jaar werkervaring met agendabeheer, voorbereiden van vergaderingen, verslaglegging, projectadministratie en projectfinanciën in de afgelopen 8 jaar.
– werkervaring in financiële administratie.
– Beschikt over eigen vervoer voor landelijke inzetbaarheid op locaties die met het OV moeilijk bereikbaar zijn.

• Wensen:

– 5 jaar werkervaring met het opstellen van voortgangsrapportages van projecten in de afgelopen 8 jaar.
– 5 jaar ervaring met het organiseren van interne en externe bijeenkomsten in de afgelopen 8 jaar.
– werkervaring binnen projecten op het gebied van Facility Management en huisvesting bij eis 2.
– 3 jaar ervaring met het bijhouden van de planning van projecten in de afgelopen 5 jaar.
– afgelopen 5 jaar ervaring opgedaan bij overheid.

Graag ontvangen wij van jou het volledige CV omschreven in het NL en waaruit kennis/ervaring in bovenstaande blijkt, inclusief een motivatie en onderbouwing. 

Geef ook in je CV het volgende aan:

Datum beschikbaarheid;
Hoeveel uur per week;
Vakanties of belemmeringen;
(concreet) Lopende sollicitaties/intakes;
Vakantie;
Salarisindicatie obv 40 uur per week.