Managementondersteuner (tijdelijk) #KRTZ7422063

Opdracht informatie (Deze opdracht is verlopen)

Gepubliceerd op 13 mei 2022
Reageren tot 22 mei 2022
Bekeken
Reacties Zichtbaar voor PRO
Locatie Rijswijk
Start datum Zo snel mogelijk
Eind datum 1 september 2022
Aantal uur 28 uur, 32 uur
Soort contract ZZP inhuur contract, Payroll contract
Opleidingsniveau MBO
ZZP tarief

Log in om een job alert te maken voor opdrachten binnen deze vakgebieden.

Opdracht omschrijving

Inhuuropdracht:

Opdracht: Managementondersteuner (tijdelijke opdracht, 5 maanden)

Locatie: Regio Rijswijk / remote
Startdatum: z.s.m.
Duur: 01 sept 2022
Optie op verlenging: ja, 1 maand
Uren per week: 28 – 32 uur uur
ZZP mogelijk: ja

Reageren voor 22 mei, 16.00u.

 

Omschrijving:

Opdracht
De gemeente is tijdelijk  op zoek naar een managementondersteuner voor het Bestuurssecretariaat. 

Wat ga je doen 
Als medewerker directie- en bestuurssecretariaat kom je te werken bij afdeling Concernstaf, waar je samen met vijf collega’s het secretariaat van de directie- en collegeleden vormt. Je ondersteunt binnen het team verschillende collega’s met het werk voor directie en wethouders.

We zoeken een representatieve, betrouwbare, flexibele en dienstverlenende medewerker, die goed kan luisteren, open communiceert, goed past in het bestaande team en een proactieve werkhouding heeft.

Je werkzaamheden bestaan onder meer uit: 

  • Complex agendabeheer: niet alleen het inplannen van de afspraak maar ook alle faciliteiten rondom de afspraak organiseren. Het is jouw verantwoordelijkheid dat de dag van de gemeentesecretaris, directeur en wethouders van A tot Z klopt; 
  • Verbanden leggen tussen de e-mail en de agenda en hier naar handelen;
  • Op verzoek verstrek je informatie en/of verwijs je door. Je bent hierin kritisch en je kunt een goede inschatting maken van de wijze waarop een verzoek moet worden afgehandeld;
  • Meelezen en anticiperen op e-mail van de gemeentesecretaris, directeur en wethouders; 
  • Voorbereiden van overleggen, completeren vergaderstukken, attenderen op aandachtspunten; 
  • Bewaken van de voortgang van inhoudelijke onderwerpen;
  • Je bent het eerste aanspreekpunt voor mensen van binnen en buiten de organisatie;
  • Alle andere voorkomende secretariële taken. 

 

    Functie eisen (vereiste kennis, vaardigheden, competenties):

    Vereisten

    ‘Bring your own device’ is van toepassing. 
    Beschikbaarheid op dinsdag (6 uren), donderdag (4 uren) en vrijdag (6 uren);

    Wensen

    • Afgeronde MBO niveau 4 opleiding in secretariële richting
    • Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als Secretariaat Medewerker binnen een gemeentelijke organisatie in de afgelopen 7 jaar
    • Aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer (het inplannen van de afspraken maar ook alle faciliteiten rondom de afspraken organiseren) in de afgelopen 3 jaar
    • Aantoonbare werkervaring met archiverings- en documentatietechnieken in Zaaksysteem en Notubiz;
       
    • Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en schrift;
    • Vaardigheid met officepakket en Office365;
    • Vaardigheid in het omgaan met vertrouwelijke informatie;
    • Vaardigheid in het aanvoelen van wat je wel/niet moet doen;
    • Vaardigheid in het te woord staan van derden en het afhandelen van vragen of doorverwijzen;
    • Communiceert open, kan goed luisteren en is proactief;
    • Vaardigheid in het omgaan met vertrouwelijke informatie;
    • Vaardigheid in het te woord staan van derden en het afhandelen van vragen of doorverwijzen;
    • Communiceert open, kan goed luisteren en is proactief.
    Mail deze opdracht:
    Deel deze opdracht:

    Voor jou geselecteerde opdrachten

    Locatie: Utrecht    Uiterste reactiedatum: 28 jun 2022    Expertise: Programmamanagement ondersteuner, Projectmanagement ondersteuner, Projectmedewerker
    Locatie: Amsterdam    Uiterste reactiedatum: 30 jun 2022    Expertise: Android developer
    Locatie: Utrecht, Remote    Uiterste reactiedatum: 30 jun 2022    Expertise: Business development manager, Consultant, Business Consultant, Overig (Management & Consulting)
    Locatie: Amsterdam    Uiterste reactiedatum: 28 jun 2022    Expertise: Secretaresse, Personal assistant, Managementassistent, Overig (Secretarieel)

    Onze partners