Opdracht informatie (Deze opdracht is verlopen)
Projectmanagement ondersteuning > Projectmanagement ondersteuner, Secretarieel > Managementassistent
Log in om een job alert te maken voor opdrachten binnen deze vakgebieden.
Opdracht omschrijving
De functie
In deze uitdagende en hectische functie heb je een zeer divers takenpakket. Je wordt onderdeel van een team dat zeer nauw, geruisloos en accuraat met elkaar moet samenwerken om de directie optimaal te kunnen ondersteunen.
Door de veranderingen bij de organisatie kan het voor voorkomen dat je meerdere directeuren ondersteunt. Uiteindelijk willen we toewerken naar een 1 op 1 constructie.
Wat ga je doen?:
Deze functie omvat de volgende taken:
– Complex agendabeheer;
– Plannen en organiseren van interne bijeenkomsten en bijeenkomsten met externe bestuurders en stakeholders;
– Verwerken en afhandelen van e-mail, whatsapp en telefoonverkeer;
– Voorbereiden, notuleren en uitwerken van vergaderingen;
– Overleg met collega’s, bestuur, ministerie en management;
– Je verwerkt, ondersteunt en controleert de planning van de projecten op de afdeling;
Het profiel
Wie zoeken wij?:
Wij zijn op zoek naar een vriendelijke, communicatief vaardige, open, nieuwsgierige en pragmatische collega die ook bij stress het overzicht weet te behouden. Alle ballen in de lucht houden is geen uitdaging, het is vanzelfsprekend. Je houdt ervan zaken proactief op te pakken en bent zeer service en klantgericht ingesteld. Je blinkt uit in het plannen en organiseren in een veeleisende omgeving.
Daarnaast voldoe je aan onderstaande eisen:
– Je beschikt over hbo + werk- en denkniveau en hebt een relevante afgeronde hbo-opleiding;
– Je hebt minimaal 5 jaar ervaring als directie- en/of managementsecretaresse;
– Klant- en servicegericht, accuraat, inzicht en overzicht zijn woorden die zeer goed bij jou passen;
– Je hebt een goed gevoel voor verhoudingen en bent zeer organisatiesensitief;
– Je hebt goede kennis van het Microsoft Office pakket en bij voorkeur ervaring met de vergadertool Ibabs;
– Weet hoofd en bijzaken goed van elkaar te onderscheiden
– Je bent bekend met zeer complex agendabeheer en hebt hier aantoonbare werkervaring in;
– Je hebt uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
