Junior SPO Document Management / DIV / PMO #KRTZ6763943

Opdracht omschrijving

De afdeling waar je komt te werken is verantwoordelijk voor grote (nieuwbouw) projecten. Hiervoor krijgt het de opdrachten van Asset Management en zorgt voor adequate rapportages over voortgang en knelpunten in de gehele keten. In overleg met de stakeholders (waaronder Ministeries verzorg je met dedicated teams haar taken binnen tijd, geld, scope, kwaliteit gerealiseerd worden.

Momenteel zijn er vijf clusters. Ieder cluster is verantwoordelijk voor de professionele voorbereiding, aanbesteding en realisatie van van de individuele projecten. Daarbij wordt het cluster afgerekend op de totstandkoming van alle voor de nieuwe verbindingen noodzakelijke maatregelen, zoals aanpassingen en nieuwbouw van stations maar ook alle benodigde onderzoeken, vergunningen en overeenkomsten.

Binnen de afdeling is het Project Management Office (PMO) verantwoordelijk voor o.a. verbeterprojecten, lessons learned, kwaliteit en ondersteuning op het gebied van Cost Engineering, Planning en Document Management. Document management is een belangrijk onderdeel van projectbeheersing en richt zich op het beheer van alle project-documentatie die door de projectteams wordt geproduceerd en uitgewisseld.

Omdat er nieuwe systemen worden ingevoerd en het aantal projecten blijft groeien, zijn we op zoek naar een junior SPO document management / medewerker DIV / PMO / Project secretaris die zich verder wil ontwikkelen binnen het vakgebied. Je wordt gekoppeld aan een ervaren collega die jou begeleidt in je ontwikkeling. Het betreft een (inhuur) dienstverband voor 1 jaar, bij voorkeur fulltime, maar parttime is bespreekbaar. Na het eerste jaar evalueren we je ontwikkeling en bestaat de mogelijkheid om je een vast dienstverband aan te bieden. De junior SPO / M-DIV rapporteert aan de Team Manager PMO.

Wat ga je doen bij ons?

• Je bent de ambassadeur en expert op het gebied van documentmanagement: je kent het interne beleid en draagt het uit;
• Je bent eerste aanspreekpunt voor de projectteams: je ondersteunt de projectteams in de vorm van advies en uitvoerende werkzaamheden en stuurt bij waar nodig;  
• Je werkt samen met de andere SPO's Documentmanagement van andere clusters aan uniformering van beleid en werkwijzen.

Daarnaast draag je bij aan verbeterprojecten; 

• Je voert kwaliteitscontroles uit waarbij je checkt of documenten volgens het documentmanagementbeleid in het projectdossier zijn gezet en stuurt bij waar nodig. Je rapporteert over de resultaten zodat er gericht verbeteringen kunnen worden doorgevoerd;  
• Je bent Key User van diverse (documentmanagement) systemen: je traint (nieuwe) medewerkers, beantwoordt vragen van gebruikers en signaleert systeemverbeteringen;
• Je bent proactief betrokken bij de documentuitwisseling met Opdrachtnemers met als doel dit proces zo soepel mogelijk te laten verlopen. Je treft de nodige voorbereidingen om het projectdossier in te richten, monitort de documentenstroom en begeleidt het reviewproces; 
• Je levert een bijdrage aan de overdracht naar de beheersorganisatie wanneer projecten worden afgerond;  
• Je ondersteunt bij het voorbereiden en verwerken van (bulk)documentatie en andere uitvoerende werkzaamheden die op het gebied van Documentmanagement naar voren komen.

Wat verwachten wij van jou?

• Je beschikt minimaal over hbo werk- en denkniveau en 0-2 jaar relevante werkervaring;
• Je bent bereid tot het volgen van een voor jouw vakgebied specifieke opleiding, training of cursus
• Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk;
• Je bent resultaatgericht en werkt zorgvuldig en nauwgezet;
• Je bent proactief en zelfstandig, maar je kan ook goed samenwerken;
• Je kan omgaan met weerstand en weet collega's op een positieve wijze mee te nemen en te overtuigen;
• Je durft je collega's aan te spreken op te behalen verbeteringen en gaat het gesprek hierover actief aan;
• Je hebt affiniteit met een technische omgeving en begrippen;
• Ervaring met applicaties zoals VISI, SharePoint en/of Meridian is een pré.

Salaris inschaling is op basis van ervaring.

Deze opdracht is niet geschikt voor een zzp contract. Je kan gewoon reageren als zzp'er. Wij rekenen je tarief om naar een payroll contract / salaris.

Bij inhuur of indiensttreding vindt er altijd een Pre Employment Screening plaats. Een VOG is onderdeel van de procedure.