Interim Secretaris Bestuursorganen #KRTZ7414199

Opdracht omschrijving

Ben jij de verbindende pro-actieve nieuwe Secretaris Bestuursorganen die de overleggen en besluitvormingsprocessen van de MT, Groepsdirectie, RvC goed laat verlopen? Een netwerker pur sang? Dan zijn wij op zoek naar jou!

De functie:

Als Secretaris Bestuursorganen ben je mede verantwoordelijk voor het voorbereiden, coördineren, ordentelijk laten verlopen, regisseren en communiceren van overleg en besluitvormingsprocessen van de Groepsdirectie, RvC en daar aan verwante commissies en MT’s. Daarnaast geef je (on)gevraagd advies aan de Groepsdirectie en de RvC en andere gremia over besluitvormingstrajecten en leg je pro-actief de verbinding op de overige zaken die opgepakt moeten worden. Je onderhoudt hiervoor actief contacten met interne stakeholders en externe partijen (bijv. de groepsaccountant, toezichthouders en adviseurs).

Als team van secretarissen ben je gezamenlijk verantwoordelijk voor de adequate ondersteuning van de verschillende gremia. Dit vraagt teamwork en flexibiliteit aangezien de frequentie van de vergaderingen verschillend en het werk dynamisch is.

Taken van het bestuurssecretariaat:

• Het overzicht hebben en houden op de (bestuurs-)agenda van de Groepsdirectie, RvC, zoals bijvoorbeeld besluitvorming omtrent strategie en interne beheersing;

• Het beoordelen of de kwaliteit van de ingebrachte stukken voldoende is voor bespreking en/of besluitvorming in de diverse gremia. En zonodig samen met de indiener van dat stuk komen tot een alternatief voorstel;

• Het bewaken van tijdslijnen met betrekking tot het aanleveren van stukken voor de vergaderingen en het pro-actief sturen op de agenda;

• Zorgdragen dat het besluitvormingsproces voldoet aan de in- en externe governance eisen, inclusief (on)gevraagd advies geven over het te volgen besluitvormingsproces;

• Terugkoppeling van de behandeling van de onderwerpen aan de indieners van het onderwerp, alsmede eventuele vervolgcommunicatie naar relevante interne en externe stakeholders;

• Als verbindende kracht het pro-actief oppakken van zaken op bestuurlijk niveau die niet direct helder belegd zijn binnen de organisatie

Eisen:

• Afgeronde WO opleiding;

• Minimaal vijf jaar relevante werkervaring binnen de financiële dienstverlening (bank);

• Uitstekende beheersing van de Nederlandse- en Engelse taal in woord en geschrift;

• Je hebt een uitgebreid netwerk dat bestaat uit belangrijke relaties/stakeholders, waaronder groepsdirectieleden of je bent in staat om deze in korte tijd op te bouwen;

• Je bent in staat om proactief de verbinding te leggen tussen de gremia, de vergaderkalender en de binnengekomen stukken en de opvolging daarvan;

•Je bent niet bang voor de dynamiek die dat met zich mee brengt. Daar geniet jij juist van. Dit betekent dat jij organisatiesensitief bent en kan communiceren op het hoge niveau dat gevraagd wordt. Daarnaast ben jij door jouw flexibiliteit en persoonlijkheid een echte teamplayer.

Graag ontvangen wij van jou het volledige CV omschreven in het NL en waaruit kennis/ervaring in bovenstaande blijkt, inclusief een motivatie.