Opdracht informatie (Deze opdracht is verlopen)
Secretarieel > Secretaresse, Secretarieel > Managementassistent, Secretarieel > Overig (Secretarieel)
Log in om een job alert te maken voor opdrachten binnen deze vakgebieden.
Opdracht omschrijving
We zijn op zoek naar een: Secretaresse
Doel van de functie:
Het uitvoeren van faciliterende werkzaamheden voor een organisatieonderdeel of voor één of meer leidinggevenden teneinde bij te dragen aan het efficiënt en doelmatig functioneren hiervan. Je zorgt ervoor dat de head van de afdeling ontzorgt wordt, door middel van de volgende werkzaamheden:
• Beheert agenda’s van derden, bewaakt tijdschema's, stelt daarbij prioriteiten, stemt af met stemt hierover af met betrokkenen;
• Beheert en actualiseert het werkarchief (digitaal en papier), categoriseert en registreert de inhoud en inrichting;
• Zorgt voor de voorbereiding, selectie, prioritering en doorsturen van post, handelt zoveel mogelijk zelfstandig af en/of ziet toe op afhandeling van de stukken;
• Verwerkt concepten van leidinggevenden en stelt schriftelijke informatie op;
• Bereidt vergaderingen voor;
• Notuleert vergaderingen en bewaakt de voortgang van besluiten, afspraken en acties;
• Verricht inhoudelijk aan de afdeling/leidinggevenden gelieerde taken zoals het bewaken van het afdelingsbudget en het deelnemen in projecten;
• Draagt zorg voor organisatie van reizen, recepties en bijeenkomsten;
• Draagt bij aan de informatievoorziening binnen en vanuit de afdeling;
• Neemt inkomende telefoongesprekken aan (nationaal en internationaal), handelt de gesprekken zelfstandig af of bewaakt de afhandeling;
• Doet een voorselectie op informatie en activiteiten voor de leidinggevende en medewerkers en signaleert knelpunten en mogelijke oplossingen.
Eisen:
- Je hebt een afgeronde, relevante MBO+/HBO opleiding of een aantoonbaar vergelijkbaar werk- en denkniveau;
- Standplaats voor deze functie is Arnhem;
• Maximale reisafstand vanaf Arnhem 1 uur.
Graag ontvangen wij van jou het volledige CV omschreven in het NL en waaruit kennis/ervaring in bovenstaande blijkt, inclusief een motivatie en onderbouwing.
