Interim Secretaresse #KRTZ6397878

Opdracht omschrijving

We zijn op zoek naar een: Secretaresse 

Onze uitdaging:

Je bent de schakel tussen diverse levels in het team van Strategic, een creatief organisatietalent en iemand die procesmatig mee kan denken.

Jouw bijdrage:

Je bent de rechterhand van de manager Strategic van de afdeling Information Technology and Facility management (ITF). Je voert proactief faciliterende en ondersteunende werkzaamheden uit. Je maakt deel uit van het internationale team van secretaresses bij ITF dat intensief samenwerkt en taken en activiteiten dagelijks deelt. De secretaresse rapporteert aan de manager Strategic. Door jouw organisatietalent ben jij in staat om de agenda te beheren, tijdschema’s te bewaken, prioriteiten te stellen en zaken af te stemmen met betrokkenen. Daarnaast helpt dit talent om zakelijke reizen en bijeenkomsten te plannen en organiseren. Tevens ben je in staat gesprekken zelfstandig af te handelen of te zorgen voor afhandeling door de juiste persoon en voer je inkomende telefoongesprekken. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor:
• zelfstandig zorgdragen voor voorbereiding, selectie, prioritering, doorsturen en afhandelen van inkomende mail;
• notuleren van de tweewekelijkse MT ITF vergaderingen en bewaken van de voortgang van besluiten, afspraken en acties op SharePoint;
• coördineren van het proces omtrent nieuwe medewerkers: onboarding trainingen plannen en aanvragen van speciale software tools regelen voor nieuwe Developers;
• wekelijkse secretariaatsinbox dienst;
• het bijhouden van trainingen voor kennisdeling op het werkgebied (WebEx, SharePoint, travel tooling);
• goed kunnen bouwen, beheren en onderhouden van SharePoint sites van het MT;
• Je bent de schakel tussen verschillende afdelingen en als procesbewaker zorg je ervoor dat alles loopt zoals het moet lopen. Stelt procedures op en richt processen in. Kortom, alles wat nodig is voor een goede ondersteuning wordt georganiseerd en gestroomlijnd;
• Beheren en organiseren van de agenda, bewaken van tijdschema's, opstellen van prioriteiten en afstemmen met betrokkenen;
• Zorgdragen voor voorbereiding, selectie, prioritering en doorsturen van inkomende mail, zoveel mogelijk zelfstandig afhandelen ervan en/of toezien op tijdige afhandeling van de stukken;
• Aannemen van inkomende telefoongesprekken, handelt de gesprekken zelfstandig af of bewaakt de afhandeling;
• Mede opstellen en voorbereiden van presentaties;
• Plannen en organiseren van zakelijke reizen en bijeenkomsten;
• Coördineren van afdelings-overkoepelende activiteiten J

Eisen:

• Je hebt een secretariële opleiding gevolgd, beschikt over een HBO werk- en denkniveau en je hebt ruime ervaring in een vergelijkbare functie.
• Je hebt bij voorkeur ervaring of affiniteit met het IT en Facility management vakgebied.
• Je hebt ervaring met digitaal werken- WebEx Teams en SharePoint (bij voorkeur ook OneNote, Wiki, Mural).
• Je beheerst het Nederlands en Engels uitstekend. Duits is een pré.
• Je bent omgevingsbewust, legt verbanden tussen verschillende telefoontjes/mails/gesprekken en bent daardoor in staat de manager te ondersteunen en te sturen waar nodig of wenselijk.
• Je bent een teamplayer die samen met het secretariaat openstaat voor nieuwe manieren van werken, creatief en innovatief is, nieuwe informatie deelt en communicatief vaardig is; resultaat- en servicegerichtheid staan bij jou hoog in het vaandel.
• Standplaats voor deze functie is Arnhem; Maximale reisafstand vanaf Arnhem 1 uur.

Graag ontvangen wij van jou het volledige CV omschreven in het NL en waaruit kennis/ervaring in bovenstaande blijkt, inclusief een motivatie en onderbouwing.