Interim Secretaresse #KRTZ1987518

Opdracht omschrijving

Inhuur opdracht / Tijdelijke opdracht:

Opdracht: Secretaresse (32 – 40 uur) 

Locatie: Arnhem / hybride
Startdatum: zsm
Einddatum: 31 augustus 2023
Optie op verlenging: ja
Uren per week: 32 – 40 uur
ZZP mogelijk: Ja

Sluitingsdatum: 6 juni 2023 om 16:00 uur

We zijn op zoek naar een: Secretaresse

Werkzaamheden

Je biedt secretariële ondersteuning aan de Head en zijn team. Verder faciliteer en ondersteun je hen, zodat zij efficiënt hun werk kunnen uitoefenen. De functie biedt diversiteit en extra uitdagingen, aangezien het Management Team grensoverschrijdend en (deels) virtueel werkt met hun teams.

De hoofdactiviteiten omvatten:

• Inplannen van vergaderingen, monitoren van agenda's, prioriteiten stellen, opvolgen en coördineren met de betrokkenen, in het bijzonder met de Head en de Leads;
• Facilitaire ondersteuning (incl. hotelboekingen, indien nodig aanwezigheid op locatie); in- en externe workshop arrangementen organiseren, ondersteuning bij het voorbereiden van presentaties;
• Voorbereiden van interne en externe vergaderingen en werkvergaderingen;
• Digitale dagmappen structuur onderhouden van de Head;
• Plannen van reisarrangementen;
• Deelnemen aan MT-vergaderingen en vastleggen van acties en besluiten;
• Het pro-actief bewaken van de voortgang van besluiten, afspraken en vervolgacties;
• Inkooporders verwerken in SAP, communicatie hieromtrent verzorgen en proces bewaken;
• IT benodigdheden regelen voor nieuwe medewerkers, zowel hard- als software. Tevens toevoegen aan directories en intranetgroepen;
• Ondersteuning voor documentbeheer van de afdeling, bijvoorbeeld helpen bij het opzetten en up-to-date houden van SharePoint omgevingen;
• Bijdragen aan een positieve sfeer in de afdeling en unit met o.a. informele initiatieven. 

FUNCTIE EISEN & – WENSEN:

• Tarief is maximaal €40,- (alles inclusief reiskosten, verblijfkosten en parkeerkosten, excl. BTW).
• Een HBO werk- en denkniveau en je hebt ervaring in vergelijkbare functie(s) – secretaresse en in een gelijkwaardige grensoverschrijdende technische afdeling van een veranderende en internationale omgeving;
• Je hebt affiniteit met automatisering en digitaal werken (bij voorkeur ook SharePoint en SAP) en je bent in staat om bijvoorbeeld presentaties in PowerPoint voor te bereiden;
• Je bent pro actief, servicegericht, accuraat, denkt mee, zelfstandig, gestructureerd en je hebt een 'can-do' mentaliteit;
• Je bent een energieke, gemotiveerde en communicatieve secretaresse; resultaat- en servicegerichtheid staan bij jou voorop;
• Je hebt goede sociale vaardigheden en een natuurlijk talent voor teamwork;
• Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal vloeiend, zowel in woord als geschrift. Kennis van de Duitse taal is een pré.

Graag ontvangen wij van jou het volledige CV omschreven in het NL of ENG en waaruit kennis/ervaring in bovenstaande blijkt, inclusief een motivatie en onderbouwing. 

Geef ook in je CV het volgende aan:

Datum beschikbaarheid;
Hoeveel uur per week;
Vakanties of belemmeringen;
(concreet) Lopende sollicitaties/intakes;
Vakantie;
Uurtarief ex BTW, inclusief reis- en verblijfkosten of Salarisindicatie.