Interim Secretaresse #KRTZ4660408

Opdracht omschrijving

Inhuur opdracht / Tijdelijke opdracht:

Opdracht: Secretaresse (32 – 40 uur) 

Locatie: Utrecht
Startdatum: zsm
Einddatum: 6 maanden
Optie op verlenging: ja
Uren per week: 32 – 40 uur
ZZP mogelijk: Ja

Sluitingsdatum: 16 mei 2023 om 08:00 uur

Wat ga je doen?
Je gaat aan de slag bij het team als secretaresse binnen het secretariaat van het domein Mobiliteit.

Jij zorgt ervoor dat de teamleiders en domeinmanager zich op hun primaire taak kunnen richten door hen te ondersteunen op secretarieel gebied. Je zorgt samen met jouw collega’s voor passende, snelle en zorgvuldige ondersteuning bij de teamleiders en domeinmanager in jouw domein en kijkt wat zij nodig hebben. Uiteraard zorg je ervoor dat je juiste kwaliteit biedt in de ondersteuning. Binnen de vastgestelde kaders heb je de vrijheid om maatwerk te leveren en bied jij wat de teamleiders en domeinmanager nodig hebben.

Je bent verantwoordelijk voor o.a. de volgende werkzaamheden:
– Verwerken van de dagelijkse post/mail en de juiste behandeling/afhandeling van telefoongesprekken;
– Het maken van complexe afspraken en zorgdragen voor een adequate agendaplanning;
– Aanspreekpunt zijn voor mensen van binnen en buiten de organisatie;
– Op verzoek verstrek je informatie en/of verwijs je door (je bent hierin kritisch en je kunt een goede inschatting maken van de wijze waarop een verzoek moet worden afgehandeld);
– Ervoor zorgen dat de domeinmanager/teamleider tijdig over de juiste (vergader) stukken en informatie beschikt;
– Het bewaken van de voortgang van de dagelijkse actiepunten;
– Het zelfstandig uitvoeren van correspondentie en het controleren/redigeren van ter ondertekening aangeboden correspondentie. Het archiveren van in- en externe post;
– Het organiseren van ontvangsten en incidenteel afscheidsbijeenkomsten en buitenlandse reizen van de manager/teamleider.

FUNCTIE EISEN/ -WENSEN:

• Een korte zelf geschreven motivatie toegeschreven op de opdracht;
• Een afgeronde opleiding minimaal mbo niveau 4 in de richting van secretarieel medewerker/management assistent/office manager of vergelijkbaar;
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse / met secretariële werkzaamheden;
• Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring bij een gemeente of overheidsinstelling;
• Aantoonbare kennis en/of werkervaring met Microsoft Office (365).

Graag ontvangen wij van jou het volledige CV omschreven in het NL en waaruit kennis/ervaring in bovenstaande blijkt, inclusief een motivatie en onderbouwing. 

Geef ook in je CV het volgende aan:

Datum beschikbaarheid;
Hoeveel uur per week;
Vakanties of belemmeringen;
(concreet) Lopende sollicitaties/intakes;
Vakantie;
Uurtarief ex BTW, inclusief reis- en verblijfkosten of Salarisindicatie..