Interim Secretaresse #KRTZ2248345

Opdracht omschrijving

Locatie: Amsterdam
Startdatum: z.s.m.
Einddatum: 30 jun 2022
Optie op verlenging: ja
Uren per week: 36 uur
ZZP mogelijk: ja
Tarief: maximaal 57 euro

Wij zijn op zoek naar een Secretaresse.

We zoeken een hands on, pragmatisch en senior secretaresse die van wanten weet. Het project is een drukke, stressvolle en internationale werkomgeving.

De rol bestaat uit het optreden als “personal assistant” van de projectdirecteur in het bijzonder en meer algemeen uit het ondersteunen van het gehele projectmanagementteam.

De functiebeschrijving is hierna opgenomen. De voertaal in woord en geschrift is Engels. Uiteraard wordt en Nederlands gesproken als er alleen Nederlanders bij een meeting aanwezig zijn. Schriftelijke stukken zijn altijd in het Engels.

Aanstelling is fulltime en fysiek op kantoor. Mogelijkheid tot 4-daags dienstverband is bespreekbaar, evenals (beperkt) thuiswerken.

Responsibilities:

– Managing the agendas of Programme leads and Project Directors;

– Managing email and post of the Programme leads and Project Directors;

– Coordinating all meetings and gatherings and their relevant documents (minutes, agendas, presentations);

– Managing incoming phone calls and correspondence for Programme leads and Project Directors;

– Documenting and archiving information relevant to the Programme leads and Project Directors and keeping the (online) archive up to date;

– Coordinating and processing general administrative work such as time sheets, vacation requests, photocopies and scanning if required;

– Initiating, preparing, organizing and planning events, to ensure the optimal organization and course of events;

– Functioning as a point of reference for employees’ and externals’ questions to the Programme leads;

– Showing flexibility and ensure proper hand-over with regard to replacing other secretaries during illness and holidays, assisting the other assistants, learning new working methods and software applications;

– Arranging travel and works on special projects;

– Providing administrative support in all capacities needed;

– Oracle task order.

Eisen:

– At least 3 years of relevant experience;

– Relevant degrees and certifications;

– At a minimum an MBO level in administrative or secretarial area, preferably HBO-level;

– Fluent in the English & Dutch language in writing and in speech;

– Ability to work with all levels of internal management and staff as well external parties;

– Ability to read and comprehend instructions, write correspondence;

– Excellent organizational, multitasking, communication and interpersonal skills;

– Ability to work independent, to set priorities, keep overview and to take initiatives;

– Skilled in the use of MS Office (Word, Excel, PowerPoint).

Graag ontvangen wij van jou het volledige CV omschreven in het NL of ENG en waaruit kennis/ervaring in bovenstaande blijkt, inclusief een motivatie.