Interim Projectsecretaris #KRTZ6634395

Opdracht omschrijving

Voor ons team zoeken we een stevige en ervaren secretaris. Als secretaris ben jij de verbindende schakel tussen stuurgroepen, stuurgroepleden en andere belanghebbenden. Jij bent verantwoordelijk voor de bewaking van het proces volgens de PRINCE2 projectmanagementmethodiek en spreekt mensen aan op afwijkingen als dat nodig is. Iedere stuurgroep kent zijn eigen dynamiek en ieder project zit in een andere procesfase. Je krijgt meerdere stuurgroepen toegewezen, waarvoor jij vraagbaak bent. Je organiseert de stuurgroepen van A tot Z (plannen, uitnodigen van deelnemers, regelen faciliteiten, etc.), begeleidt de deelnemers voor, tijdens en na de stuurgroep, doet de verslaglegging en bent de rechterhand van de stuurgroep voorzitter. Je informeert de voorzitter voorafgaand aan iedere stuurgroep over issues, openstaande acties, bijzonderheden en gevoeligheden. Naast de stuurgroepen vervul je deze rol ook voor de verschillende overlegtafels. De stuurgroep vergaderingen vinden plaats in een cyclus van 6 tot 8 weken, waarbij de ene keer wordt vergaderd op locatie (bv. Groningen, Apeldoorn, Tilburg, Utrecht) en de andere keer in Rotterdam.

Taken

• verzamelen en beoordelen van agendastukken (rapportages, besluitvormingsstukken);
• opstellen en verzenden van de agenda;
• organiseren van schriftelijke besluitrondes;
• adviseren over besluitvormingsprocessen en de voortgang hierin bewaken;
• informeren, adviseren en begeleiden van projectmanagers en -ondersteuners;
• informeren van en afstemmen met business- en projectcontrollers.

Eisen waaraan je moet voldoen:

• Je hebt minimaal een volwaardig HBO diploma.
• Je hebt minimaal 3 jaar ervaring in een soortgelijke rol.
• Je hebt minimaal 3 jaar ervaring in het werken in projectverband in een beleidsomgeving binnen de overheid.
• Een eerdere rol als secretaris verantwoordelijk geweest voor de inhoudelijke voorbereiding van vergaderingen en heb je zorg gedragen voor een ordentelijk proces.
• En relevante opleiding projectmanagement ondersteuning (bv. PRINCE2).

Alle bovenstaande eisen zijn harde criteria eisen. Je dient alle gevraagde functie eisen te bezitten, alleen dan kunnen wij je verder meenemen in de selectie.

MUST: Graag ontvangen wij van jou het volledige CV omschreven in het NL en waaruit kennis/ervaring in bovenstaande blijkt, inclusief een motivatie. 

Geef ook in je CV het volgende aan:

Datum beschikbaarheid;
Hoeveel uur per week;
Vakanties of belemmeringen;
(concreet) Lopende sollicitaties/intakes;
Vakantie;
Uurtarief ex BTW, inclusief reis- en verblijfkosten of Salarisindicatie.