Interim Projectsecretaresse (PMO) #KRTZ3769317

Opdracht omschrijving

De opdracht voor het opgaveteam in oprichting, waar je als projectondersteuner deel vanuit maakt, is gericht op het inrichten van processen, het verantwoorden op traditionele en vernieuwende wijzen, en het samenhang aanbrengen en verbinding leggen tussen de vele initiatieven die er zijn.

Wij zoeken een allround projectondersteuner met gevoel voor de politiek-bestuurlijke omgeving waarbinnen de organisatie zich beweegt en met ruime ervaring ten aanzien van het managen van een office. Een fijn mens met een coachende, inclusieve houding en een stevigheid om in een veranderlijke en strategische omgeving tactvol en respectvol te bewegen en ondersteunen. Aldus, je bent communicatief enorm goed ontwikkeld en sensitief, maar ook organisatorisch stevig onderlegd. 

Verantwoordelijkheden

Je bent vaak het eerste gezicht of de eerste stem die mensen horen als ze contact maken met het opgaveteam. Je bent verantwoordelijk voor de brede ondersteuning van de opgavemanager en meerdere managers & leads. Je helpt op gebied van administratie, je brengt structuur aan, je zorgt voor efficiëntere werkoverleggen en coacht en stuurt administratief personeel aan. Je bereid de opgavemanager voor, en ondersteunt door niet alleen soms verslag te leggen maar ook door events, werkbezoeken en bijeenkomsten te organiseren. Je denkt mee en adviseert de opgavemanager en het team vanuit jouw talenten.

Taken

• Het zijn van aanspreekpunt;
• agendabeheer van de opgavemanager en managers, (digitale) correspondentie verwerken, mailbeheer;
• plannen en organiseren van bijeenkomsten, van groot tot klein, van digitaal tot live, workshops, en andere events;
• ondersteunen op gebied van financieel beheer & administratieve HR-taken binnen opgave;
• verslaglegging;
• werkbezoeken organiseren en voorbereiden;
• werkvoorbereiding opgavemanager;
• efficiente manieren van werken inbrengen binnen opgaveteam, te denken aan SCRUM en daar een begeleidende rol in pakken;
• coaching en aansturing van (junior) administratief personeel;
• ondersteuning bij nieuwsbrieven en dergelijke.

Eisen waaraan je moet voldoen:

• Een afgeronde opleiding op minimaal MBO-4 niveau – Secretaresseopleiding, zoals bijvoorbeeld Schoevers of vergelijkbaar.
• Minimaal 5 jaar jaar werkervaring als managementassistent, projectondersteuner of officemanager, waarbij je meerdere managers/directieleden tegelijkertijd ondersteunde, opgedaan op projectbasis, of binnen meerdere rollen.
• Een goede beheersing van de Engelse taal in woord en geschrift. Dit in verband met de internationale contacten welke bij deze rol horen.
• Werkervaring met coaching/aansturing van (junior) medewerkers.
• Werkervaring met Prince II en/of Scrum Agile.
• Uitstekende kennis van en werkervaring met MS Office.
• Werkervaring binnen de overheid.

Alle bovenstaande eisen zijn harde criteria eisen. Je dient alle gevraagde functie eisen te bezitten, alleen dan kunnen wij je verder meenemen in de selectie.

MUST: Graag ontvangen wij van jou het volledige CV omschreven in het NL en waaruit kennis/ervaring in bovenstaande blijkt, inclusief een motivatie. 

Geef ook in je CV het volgende aan:

Datum beschikbaarheid;
Hoeveel uur per week;
Vakanties of belemmeringen;
(concreet) Lopende sollicitaties/intakes;
Vakantie;
Uurtarief ex BTW, inclusief reis- en verblijfkosten of Salarisindicatie.