Interim Projectsecretaresse (PMO) #KRTZ6258355

Opdracht omschrijving

We zijn op zoek naar een Projectsecretaresse.

Wat wordt jouw uitdaging?

Als Projectsecretaresse ondersteun je het projectmanagement bij agendavorming, voorbereiding en vastlegging van besluitvorming teneinde hen optimaal te ontzorgen. Daarnaast zet je je pro-actief in bij diverse ondersteunende en voorbereidende werkzaamheden ten behoeve van diverse nieuwe projecten.

Je belangrijkste werkzaamheden onder elkaar:
• Plannen, organiseren en voorbereiden van interne en externe vergaderingen, indien gewenst inclusief bewaking van voortgang/actiepunten;
• Verantwoordelijk voor coördinatie en mede-opstellen van specifieke documenten, zoals bijvoorbeeld besluitvormingsnotities en tijdlijndocumenten (ten behoeve van de projectverantwoording);
• Archiveren van projectdocumentatie zowel schriftelijk als digitaal (webbased SharePoint/ Meridian (One-Cosy/Aqua);
• Mede verzorgen en optimaliseren van een goed lopend projectsecretariaat,
• Verwerking en distributie van projectinformatie aan belanghebbenden van de projecten;
• Maakt deel uit van en werkt nauw samen met het team;
• Je werkt zelfstandig en je bent niet bang om in het diepe te springen;
• Je bent een betrokken teamlid;
• Je weet van aanpakken, mail-bel-print, het maakt niet uit, jij regelt het gelijk!

Eisen:

• Je hebt een afgeronde, relevante MBO+/HBO opleiding of een aantoonbaar vergelijkbaar werk- en denkniveau;
• Je bent in staat de hoofdzaken van de bijzaken te onderscheiden en de prioriteiten en overige projectteamleden én van jezelf te stellen;
• Je hebt vertrouwen in je eigen kwaliteiten, bent gewend zelfstandig en proactief te functioneren, de zaken juist te beoordelen, mee te denken en zelf te plannen en te organiseren (co-managen);
• Kernwoorden voor jou zijn; samenwerken, zorgvuldigheid, plannen en organiseren, to-the-point, resultaat- en klantgericht;
• Je hebt analytisch vermogen; verzamelt zelfstandig relevante informatie, ordent dit, legt verbanden, trekt hieruit conclusies en legt deze schriftelijk vast. Je kunt praktijkvoorbeelden aandragen waaruit dit blijkt;
• Affiniteit met verschillende systemen zoals Meridian (One-Cosy) en SharePoint is een pré;
• Je hebt affiniteit met een technische omgeving (en begrippen) en je hebt bij voorkeur ervaring met het werken in (technische) projecten;
• Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk. Een goede beheersing van zowel Nederlands als Engels (schriftelijk) is een vereiste;
• Je hebt kennis van en ervaring met Microsoft Office en kunt je andere systemen snel eigen maken;
• Mensen om jou heen omschrijven jou als een gedreven, positief ingestelde 'alleskunner' , die plezier haalt uit de overall ondersteuning van projectmanagement;
• Geen probleem mee om 1x per week of 2 weken een dag in Rilland te werken;
• Standplaats voor deze functie is Arnhem. Woon-werkafstand mag max. een uur zijn.

Graag ontvangen wij van jou het volledige CV omschreven in het NL en waaruit kennis/ervaring in bovenstaande blijkt, inclusief een motivatie en onderbouwing.