Interim Projectsecretaresse #KRTZ5274575

Opdracht informatie (Deze opdracht is verlopen)

Gepubliceerd op 9 april 2020
Reageren tot 14 april 2020
Bekeken Zichtbaar voor PRO
Reacties Zichtbaar voor PRO
Locatie Arnhem
Start datum Zo snel mogelijk
Aantal uur 32 uur
Soort contract ZZP inhuur contract, Payroll contract
Opleidingsniveau HBO
Branche Industrie, Gas | Energie | Water, Techniek | Engineering
Verlenging Ja

Log in om een job alert te maken voor opdrachten binnen deze vakgebieden.

Opdracht omschrijving

Denk voor deze rol echt aan een type projectsecretaresse. Een zware secretaresse (lees: niet iemand die puur bezig is geweest met agendabeheer, maar er ook van alles bij heeft gedaan) met ervaring in een projectenomgeving (ervaring bij technische organisaties) zou ook een optie kunnen zijn. Denk bijvoorbeeld ook meer aan een kandidaat met een HBO opleiding richting Office Management.

Wat doe je als Projectsecretaresse (PMO)?
Je ondersteun het projectmanagement bij agendavorming, emailbeheer, voorbereiding en vastlegging van besluitvorming teneinde hen optimaal te ontzorgen. Daarnaast zet je je pro-actief in bij diverse ondersteunende en voorbereidende werkzaamheden ten behoeve van het gehele Cluster.

Je belangrijkste taken en verantwoordelijkheden zijn in eerste instantie het ondersteunen van de Overall Project Lead. De werkzaamheden bestaan uit:
• Zorgdragen voor agenda- en emailbeheer van de Overall Project Lead;
• Plannen, organiseren en voorbereiden van interne en externe vergaderingen, inclusief verslaglegging en bewaking van voortgang/actiepunten;
• Verantwoordelijk voor coördinatie en mede-opstellen van specifieke documenten, zoals bijvoorbeeld besluitvormingsnotities en tijdlijndocumenten (ten behoeve van de projectverantwoording);
• Archiveren van projectdocumentatie zowel schriftelijk als digitaal (webbased SharePoint/ Meridian en CRM);
• Mede verzorgen en optimaliseren van een goed lopend projectsecretariaat, waaronder verzorgen van inkomende/uitgaande correspondentie;
• Verwerking en distributie van projectinformatie aan belanghebbenden van de projecten;
• Maakt deel uit van- en werkt nauw samen met het team;
• Je functioneert als een echte 'spin in het web'.

Wat verwachten wij van jou?
• Je hebt een afgeronde, relevante HBO opleiding of een aantoonbaar vergelijkbaar werk- en denkniveau;
• Je bent in staat de hoofdzaken van de bijzaken te onderscheiden en de prioriteiten van de Overall Project Lead en overige projectteamleden én van jezelf te stellen;
• Je hebt vertrouwen in je eigen kwaliteiten, bent gewend zelfstandig en proactief te functioneren, de zaken juist te beoordelen, mee te denken en zelf te plannen en te organiseren (co-managen);
• Kernwoorden voor jou zijn; samenwerken, zorgvuldigheid, plannen en organiseren, to-the-point, resultaat- en klantgericht;
• Je hebt analytisch vermogen; verzamelt zelfstandig relevante informatie, ordent dit, legt verbanden, trekt hieruit conclusies en legt deze schriftelijk vast. Je kunt praktijkvoorbeelden aandragen waaruit dit blijkt;
• Je hebt affiniteit met een technische omgeving (en begrippen) en je hebt bij voorkeur ervaring met het werken in (technische) projecten;
• Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk. Een goede beheersing van zowel Nederlands als Engels (schriftelijk) is een vereiste;
• Je hebt kennis van en ervaring met Microsoft Office en kunt je andere systemen snel eigen maken;
• Mensen om jou heen omschrijven jou als een gedreven, positief ingestelde 'spin in het web', die plezier haalt uit de overall ondersteuning van projectmanagement;
• Je bent bereid voor het werk een tot twee dagen per maand op projectlocatie te werken.
– De standplaats voor deze functie is Arnhem; 1 á 2 dagen per maand vinden de werkzaamheden plaats op projectlocaties in Zeeland
– Inzet is voor de lange termijn (>2 jaar)

Mail deze opdracht:
Deel deze opdracht:

Voor jou geselecteerde opdrachten

Locatie: Amsterdam    Uiterste reactiedatum: 1 dec 2020    Expertise: UX designer, Overig (Design & Multimedia)
Locatie: Veenendaal    Uiterste reactiedatum: 2 dec 2020    Expertise: Projectmanager ICT, Overig (ICT - Projectmanagement)
Locatie: Veenendaal    Uiterste reactiedatum: 2 dec 2020    Expertise: BI consultant, Overig (ICT - Data & Analyse)
Locatie: Veenendaal    Uiterste reactiedatum: 2 dec 2020    Expertise: Implementatie consultant, Overig (ICT - Projectmanagement), Consultant, Overig (ICT - Algemeen & Changemanagement), Overig (Management & Consulting)

Onze partners