Interim (Project)Secretaresse #KRTZ1160916

Opdracht omschrijving

We zijn op zoek naar een: : (Project)secretaresse

Jouw bijdrage:

Als Specialist Ondersteuning ondersteun je het projectteam/projectleider bij het beheren van procedures en de hierbij behorende gegevens; het uitvoeren van wettelijke regelingen en het verschaffen van informatie aan interne en externe stakeholders, teneinde het projectteam optimaal te ontzorgen. Daarnaast ben je pro-actief bij ondersteunende en voorbereidende werkzaamheden.

Je belangrijkste verantwoordelijkheden
• Ondersteunt managers en/of projectleiders op hun vakgebied
• Plannen, organiseren en voorbereiden van interne en externe vergaderingen, indien gewenst inclusief verslaglegging en de bewaking van de voortgang/actiepunten;
• Verzorgen van inkomende/uitgaande correspondentie;
• Mede verzorgen en optimaliseren van een goed lopend projectsecretariaat;
• Archiveren van projectdocumentatie, zowel schriftelijk als digitaal (webbased SharePoint / Meridian);
• Verwerking en distributie van projectinformatie aan belanghebbenden van de projecten;
• Je maakt deel uit van en werkt nauw samen met het team, daarbij assisteer je indien nodig ongevraagd je collega tijdens drukke periodes;
• Je bent de aanjager van het projectteam en functioneert als een echte 'spin in het web'.

Eisen:

• Je hebt aantoonbaar HBO werk- en denkniveau en minimaal een afgeronde relevante MBO opleiding of een aantoonbaar vergelijkbaar werk- en denkniveau;
• Je bent in staat de hoofdzaken van de bijzaken te onderscheiden en de prioriteiten van de projectmanager, overige projectteamleden én van jezelf te stellen;
• Je hebt vertrouwen in je eigen kwaliteiten, bent gewend zelfstandig en proactief te functioneren, de zaken juist te beoordelen, mee te denken en zelf te plannen en te organiseren (co-managen);
• Kernwoorden voor jou zijn; samenwerken (een echte teamplayer) , zorgvuldigheid, plannen en organiseren, to-the-point, resultaat- en klantgericht, hands-on mentaliteit;
• Je hebt analytisch vermogen; verzamelt relevante informatie, ordent dit, legt verbanden, trekt hieruit conclusies en legt deze schriftelijk vast. Je kunt praktijkvoorbeelden aandragen waaruit dit blijkt;
• Je hebt duidelijke affiniteit met een technische omgeving (en begrippen) en je hebt bij voorkeur ervaring met het werken in (technische) projecten;
• Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk, goede beheersing van de Engelse taal en je beheerst het Nederlands uitstekend.
• Je hebt kennis van en ervaring met Microsoft Office en je kunt je andere systemen snel eigen maken.
• Kennis van SharePoint is een pré;
• Mensen om jou heen omschrijven jou als een gedreven, positief ingestelde 'spin in het web', die plezier haalt uit de overall ondersteuning van projecten;
• De standplaats voor deze functie is Arnhem, doch houd ook rekening met thuis werken. Maximale reisafstand vanaf Arnhem 1 uur.

Graag ontvangen wij van jou het volledige CV omschreven in het NL en waaruit kennis/ervaring in bovenstaande blijkt, inclusief een motivatie en onderbouwing.