Interim Projectmanagement Ondersteuner Sr. #KRTZ5008702

Opdracht omschrijving

Wij zijn op zoek naar een Projectmanagement Ondersteuner – interim. 

Informatie over de opdracht

Opdrachtbeschrijving
De projectmanager heeft ondersteuning nodig van een PMO-er die kan zorgen voor structuur en hygiëne kan aanbrengen en vasthouden in het project. Daarnaast het ontzorgen van de projectmanager door een nauwgezette projectadministratie / projectdossiers zodat BIT audits goed worden gefaciliteerd en de projectadministratie voldoet aan de eisen van het Adviescollege ICT-Toetsing.

De projectmanager heeft hulp nodig bij o.a. de volgende zaken:

• Het bijhouden van het projectdossier; 
• Het bijhouden van logs en het najagen van de actiehouders die daarin zijn benoemd;
• Het goed en eenduidig vastleggen van besluiten;
• Opzetten van de structuur van de maandrapportage;
• Communicatie over het project intern en extern;
• Ervoor zorgen dat de informatie benodigd voor de project overleggen actueel en op orde is.

Taken en verantwoordelijkheden

• Acteren als informatieknooppunt van het project m.b.t. projectdocumentatie;
• Beheren van logs (o.a. risico-, wijzigingen-, issuelog) en onderliggende strategieën en plannen;
• Ondersteuning bij inrichten en onderhouden SAP PPM;
• Resources koppelen, urenrapportages maken;
• Voorbereiden van maandrapportages; onderhouden van de mijlpalenplanning;
• Reviewen van diverse projectdocumentatie;
• Leveren van administratieve en logistieke ondersteuning aan de projectorganisatie;
• Op (laten) stellen communicatie over het project;
• Projectdossier op orde maken en aandacht voor configuratiemanagement;
• Meeschrijven van programmadocumentatie en/of proeflezer van management producten;
• Zorgdragen dat het programma en de op te leveren producten en projectresultaten BIT-proof zijn (wanneer een BIT toets noodzakelijk is); 
• Risicomanagement strategie mee helpen uitwerken en risico’s bijhouden;
• Kwaliteitsmanagement mee helpen opzetten;
• Controleren van projecturen, projectbudgetten en investeringsbudget in samenspraak met Control;

Achtergrond opdracht
De afdeling Project- en Programmamanagement bestaat uit programmamanagers, projectmanagers, projectleiders en projectmanagementondersteuners (PMO). Vanuit de vakgroep PMO bieden we ondersteuning aan projectmanagers en programmamanagers. Voor aanvulling op deze vakgroep zoeken we een PMO'er. In eerste instantie voor ondersteuning van 1 projectmanager, maar in de loop van 2021 is het mogelijk dat er meer behoefte onder de projectmanagers is.
Hieronder de achtergrond waar nu een PMO nodig is.

Het applicatielandschap van Logistieke diensten is sterk verouderd en moet gemoderniseerd worden. Dat geldt voor alle drie de sub-domeinen: outputmanagement, inputmanagement en archiefmanagement. Er is besloten om de gehele modernisering van het applicatielandschap integraal te benaderen, en deze opdracht aan de projectmanager verstrekt. Binnen deze nieuwe integrale aanpak en aansturing moeten ook de reeds lopende trajecten een plek krijgen. De opdracht omvat “het besturen van het portfolio aan projecten en wijzigingen die bijdragen aan de totale vernieuwing van Logistieke Dienstverlening”. Bestuur projectmatig alle veranderingen benodigd voor de vernieuwing binnen Logistieke Diensten voor de periode 2021-2023, met als scope de drie genoemde domeinen. Het resultaat van deze vernieuwing is nog niet geconcretiseerd, de resultaten van visievorming op elk domein zullen de verandering definiëren. Het geheel wordt beschouwd als een multi-projecten organisatie die het portfolio aan veranderingen managet.

Eisen waaraan je moet voldoen

• Prince2 Foundation gecertificeerd
• HBO werk en denkniveau – 2 jaar
• Ervaring als PMO'er in grote projecten en/of programma’s – 3 jaar

Een pré heb je als je aan de volgende wensen voldoet

• IPMA-D gecertificeerd is een pré
• Ervaring met grotere projecten
• Affiniteit met ICT terminologie

Functie eisen en wensen

Wie jij bent

• Uitstekende communicatieve vaardigheden (zowel schriftelijk als mondeling);
• Een natuurlijke ondersteuner die proactief meedenkt;
• Gestructureerd, resultaatgericht en daadkrachtig;
• Initiatiefrijk;
• Goede samenwerker/verbinder;
• Moet zich snel de omgeving eigen kunnen maken, een zelfstarter;
• Organisatorisch vaardig;
• Communicatief sterk.

CV's graag in het Nederlands en met vermelding van wetstarief en vakantieplannen, zodat we dit kunnen bespreken.