Interim Projectleider Zaaksysteem #KRTZ4255034

Opdracht omschrijving

Zaaksysteem.nl is de leverancier van het nieuwe zaaksysteem en de basisimplementatie hiervan is in de tweede helft van 2020 gestart en inmiddels afgerond.

Wie zoeken wij
Onze opdrachtgever zoekt voor de komende periode een deskundige senior projectleider die stevig in zijn schoenen staat en ook een goede dosis empathie bezit. Een tijdelijke projectleider welke voldoende en specifieke ervaring heeft om met ons nieuwe zaaksysteem een volgende stap te gaan maken nu de basisimplementatie is afgerond.

Scope van de opdracht
De scope binnen deze opdracht ligt op projectleiding bij het inrichtingen van zaken en processen in het nieuwe zaaksysteem en het uitfaseren van het oude Centric zaaksysteem. Naast de procesinrichting vraagt dit ook om het realiseren van bijbehorende technische koppelvlakken zoals met de SSD Suites van Centric, de software voor schuldhulpverlening van Stratech en die van Squit van Visma/ Roxit voor de omgevingswet. Deze en andere softwareoplossingen maken gebruik van het onderliggend zaaksysteem. Hiernaast zijn er een aantal standaard werkprocessen welke in zijn geheel en direct kunnen worden ingericht in het zaaksysteem zoals o.a. voor subsidies en bezwaar en beroep.

Belangrijk in deze vervolgstap is om op korte termijn de planning hiervoor aan te scherpen en helder te krijgen, communicatie hierover en betrokkenheid hierbij te organiseren, het aansturen van de (implementatie) werkgroep voor de realisatie, conversies van data te benoemen en op te starten.

Er zal een warme overdracht plaatsvinden vanuit de huidige projectleiding. Belangrijk binnen deze opdracht is om kort na de aanvang, binnen twee werkweken, met een overzicht en globale planning te komen wat er voor het eind van het eerste kwartaal 2021 gerealiseerd gaat worden.

Gaandeweg het project zullen er mogelijk inrichtingsvraagstukken opkomen en zal hier een duidelijk advies voor moeten worden aangeleverd aan een beslisgroep (opdrachtgever) om de juiste beslissingen te kunnen nemen.

Ook een start maken met het opstellen van het plan van aanpak/ projectplan voor de volgende fase van een meer gemeente brede integratie van het nieuwe zaaksysteem is onderdeel van de scope van de opdracht. 

Verantwoordelijkheden projectleider

Een resultaatgerichte aanpak en het bewaken van deadlines zijn randvoorwaardelijk in de uitvoering van de opdracht. Je bent verantwoordelijk voor:

• Een zorgvuldige afronding van het project binnen de scope van de opdracht
• Uitgangspunten en besluiten helder te houden
• Planning en scope te bewaken en waar nodig en mogelijk deze te laten bijstellen
• Structuur en fasering aan te brengen binnen een realistische planning
• Je bent belast met het bewaken en aansturen van de samenhang binnen het project
  • Bij het inrichten van zaken en processen stuur je de (implementatie) werkgroep aan welke bestaat uit de functioneel beheerders van het zaaksysteem en een DIV-medewerker
  • Zorgt voor de communicatie naar en het meenemen van betrokken teams en key-users
  • Je zorgt voor betrokkenheid met de andere projectleiders als er vanuit hun projecten raakvlakken zijn met het zaaksysteem
• Als projectleider heb je ook een rol als kwartiermaker voor het werken met het zaaksysteem binnen onze organisatie

Eisen waaraan je moet voldoen:

1. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau in de richting van bedrijfskunde;
2. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 4 jaar in de rol van projectleider bij het implementeren/inrichten van zaaktype en processen in een zaaksysteem in een gemeentelijke organisatie;
3. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 4 jaar in de rol van kwartiermaker voor het werken met een zaaksysteem;
4. Aantoonbare kennis van en recente werkervaring met vraagstukken op het gebied van archivering en metadatering in een gemeentelijke organisatie;
5. Aantoonbare kennis van de processen rond zaak gerelateerde inkomende en uitgaande post/ documentstromen in een gemeentelijke organisatie;
6. Aantoonbare kennis en ervaring van de Centric Suites en de processen binnen het maatschappelijk domein in een gemeentelijke organisatie;
7. Aantoonbare werkervaring in dataconversies en koppelvlakken tussen backoffice applicaties en zaaksystemen;
8. Aantoonbare werkervaring met de inzet van RPA-tools;
9. Uiterlijk beschikbaar eind januari 2021 voor 20 uren per week;
10. Aantoonbare kennis van de standaard koppelvlakken vanuit de GEMMA.

Alle bovenstaande eisen zijn harde criteria eisen. Je dient alle gevraagde functie eisen te bezitten, alleen dan kunnen wij je verder meenemen in de selectie.

MUST: Graag ontvangen wij van jou het volledige CV omschreven in het NL en waaruit kennis/ervaring in bovenstaande blijkt, inclusief een motivatie. 

Geef ook in je CV het volgende aan:

Datum beschikbaarheid;
Hoeveel uur per week;
Vakanties of belemmeringen;
(concreet) Lopende sollicitaties/intakes;
Vakantie;
Uurtarief ex BTW, inclusief reis- en verblijfkosten of Salarisindicatie.