Interim Projectleider E-factureren #KRTZ8856922

Opdracht omschrijving

De gesprekken worden ingepland op dinsdagmiddag 10 maart 2020

Context
Bij de implementatie van e-facturatie spelen de afdeling Bedrijfseconomische Zaken (BEZ) en Informatie & Communicatie Technologie (ICT) een belangrijke rol, maar ook inkoop en organisatorische aspecten zijn van belang. Als projectleider behoud jij het overzicht en zorg je dat alle belanghebbende betrokken worden en blijven. Met behulp van een project,- en implementatieplan realiseer je een tijdige technisch en functioneel geaccepteerde oplossing voor e-facturatie binnen de organisatie.

Functieomschrijving / werkzaamheden
Als projectleider voor de implementatie van e-factureren ben je verantwoordelijk voor het creëren van een robuuste technische oplossing waarmee de organisatie aan de wettelijke vereisten voor het ontvangen en verwerken van inkoopfacturen kan voldoen. Het project levert een aanzienlijke bijdrage in het efficiënter maken van het proces ‘van inkoop tot betaling’. Dit is het eerste deelproject in een reeks van drie deelprojecten voor de realisatie van elektronisch factureren. 

Jaarlijks ontvangt de organisatie 94% van de circa 50.000 inkoopfacturen in de financiële kernapplicatie Unit4BusinessWorld. De overige 6% wordt binnen andere applicaties ontvangen en verwerkt. Binnen het project wordt onderzocht of het mogelijk is om deze ook in Unit4BusinessWorld op te nemen.

Verantwoordelijkheden

• Je bent verantwoordelijk voor het implementeren van de mogelijkheid voor het ontvangen en verwerken van elektronische inkoopfacturen binnen Unit4BusinessWorld versie 6.0.0.;
• Je bent verantwoordelijk voor het opstellen en uitvoeren van een project,- en implementatie-plan en zorgt voor de aansluiting hiervan op de projectdoelstellingen en de Project Start Architectuur;
• Je bent verantwoordelijk voor het uitvoeren van een risicoanalyse, het monitoren van risico’s en het tijdig treffen van maatregelen in overleg met de opdrachtgever;
• Je borgt een duidelijke overlegstructuur met alle project betrokkenen, je levert verantwoordingsdocumenten op (periodieke voortgangsrapporten) en zorgt voor een duidelijke escalatiestructuur;
• Je zorgt voor heldere verwachtingen van projectleden en betrokkenen ten aanzien van hun rol, taken en verantwoordelijkheden;
• Je schakelt op het juiste moment de juiste mensen in voor steun en medewerking aan het project;
• Je legt en onderhoudt contact met voor het project relevante partijen;
• Je brengt relevante partijen bij elkaar;
• Je bent verantwoordelijk voor de realisatie van een succesvolle pilottest met één van onze leveranciers;
• Je bent verantwoordelijk voor een succesvolle Functionele Acceptatie Test (FAT) en Gebruikers Acceptatie Test (GAT).

Functie eisen
–    Je bent in het bezit van een relevant diploma op HBO niveau en hebt een IT achtergrond en affiniteit met financiële processen;
–    Je hebt minimaal 5 jaar ervaring in het succesvol leiden van projecten binnen een financiële of ICT omgeving;
–    Je hebt aantoonbare ervaring met de implementatie van e-factureren binnen (semi)overheden;
–    Je hebt aantoonbare basiskennis van financiële systemen, het simplerInvoicing platform, service brokers en het purchase to pay proces;
–    Ervaring met de technische implementatie van het importeren en verwerken van e-facturen binnen een Unit4BusinessWorld omgeving is een pré;
–    Je hebt kennis van projectmanagementtechnieken (bijv. Prince2) en bent hierin gecertificeerd.

Competenties
–    Een resultaatgerichte en oplossingsgerichte houding;
–    Je bent gericht op samenwerken, initiatiefrijk, flexibel met een hands-on mentaliteit en straalt senioriteit uit;
–    Je weet in korte tijd een netwerk op te bouwen, zodat je op het juiste moment de juiste mensen weet in te schakelen;
–    Je hebt het vermogen om anderen te inspireren, motiveren en te verbinden.