Interim Projectassistent #KRTZ8857389

Opdracht omschrijving

Vanuit je rol als project assistent ondersteun je het team en de opgave Mobiliteit bij de organisatie bij talloze projecten. Het voornaamste deel van je taken bestaat uit agendabeheer, voorbereiden en plannen van vergaderingen en afspraken, reserveren van vergaderzalen, notuleren en verslaglegging, bewaken van afspraken, communicatie, informatie zoeken, beheer van inkoop en archivering in het zaaksysteem. Naast deze ondersteunende taken zoals voer je zelfstandig een beperkt aantal activiteiten uit. Je bent, in overleg met de projectmanager(s), zelf verantwoordelijk voor kleine deelprojecten. Kortom: je bent een ondersteuner, die het team en de opgave op allerlei manieren kan helpen om beter en efficiënter te gaan functioneren

De taak:

Je taken zijn verdeeld over de opgave en het team: 
 Zorgdragen voor een goede en betrouwbare backoffice: Structureren, stroomlijnen, vastleggen, opbergen, terugvinden.
 Creëren van digitale werkomgeving voor de afdeling. Archivering belangrijke stukken en werkarchief en officieel archief
 Vraagbaak voor adviseurs voor o.a. financiële en administratieve zaken.
 Vormt het aanspreekpunt voor praktische en organisatorische zaken.
 Organisatie, verslaglegging en najagen acties van een aantal overleggen
 Agenda beheer opgavemanager
 Bijhouden van toezeggingen en moties (beheer lijst, aanspreken actiehouders, etc.)
 Ondersteuning subsidiebeheer
 Ondersteuning organisatie werkbezoeken, lezingen, events, bewonersavonden etc.
 Mijlpalenkalender + overzicht stafstukken bijwerken
 Bijwonen weekstart, kernteam, projectleidersoverleg
 Projectleidersoverleg agenda en stukken
 Trello, Digiplaza, Zaaksysteem bijhouden/bijwerken.

Jij hebt:

 Concrete en recente ervaring als management assistent voor een managementteam
 Hbo niveau, al dan niet via werkervaring
 Ervaring binnen de overheid/gemeente
 Ervaring op het domein Mobiliteit heeft de grote voorkeur
 Gewend aan het werken met een hoge werkdruk en hoge verwachtingen
 Stabiele persoonlijkheid; kan goed nee zeggen, eigen prioriteiten stellen, en verdedigd in discussie eigen standpunten. Is een stevige gesprekspartner.
 Minimaal 4 jaar ervaring binnen Ruimtelijk domein ervaring met Word, Excel, Digiplaza