Interim Project Management Officer (PMO) #KRTZ4836824

Opdracht omschrijving

Voor onze opdrachtgever zijn we op zoek naar een Programma (en Portfolio) Management Officer

Wat maakt jou onze programma management officer?
Je zorgt er voor dat ‘de basis' op orde is, oftewel de programma ‘hygiëne’ geregeld is. Je bent verantwoordelijk voor de inrichting, uitvoering, bewaking, samenhang, documentatie en rapportage van het programma en de portfolio om zodoende de programmaorganisatie te ondersteunen bij de uitvoering van de portfolio van initiatieven.
Je houdt het overzicht over het programma en de portfolio en fungeert als rechterhand en sparringpartner van de programma- en portfoliomanager. Jouw inzet voorziet in sturing, transparantie, biedt ondersteuning bij oplevering, voorziet in het hergebruik van de al aanwezige kennis in de organisatie en zorgt voor herleidbaarheid m.b.t. eenheid in de administratieve en documentatie processen.

Taken:
• De PMO’er ondersteunt de programma-, portfolio organisatie door het uitdragen, ontwikkelen en beheren van de programma-, portfolio processen, tools & templates en bijbehorende middelen. De PMO’er beheerst onderstaande vaardigheden voor het succesvol uitvoeren van de rol zoals:
• Het opzetten, inrichten en beheren van portfolio-, programma- en projectdossiers.
• Programma- en integrale portfolioplanningen opstellen en beheren.
• Opstellen van periodieke management- en voortgangsrapportages (highlight reports).
• Monitoren van voortgang en afspraken; het ‘najagen’ van actiehouders.
• Opstellen en bijhouden van financiële rapportages en budgetbewaking.
• Onderhouden van capaciteit- en resourceplanning en begeleiden van inhuur van externe medewerkers.
• Opzetten en beheren van issue logs, RfCs (requests for changes), risklogs, excepties, besluiten en overige wijzigingen voor het programma.
• Signaleren en adviseren van programma- portfoliomanager bij issues (onder andere: planning, financiën, kwaliteit en resources) en het doen van voorstellen voor oplossingen.
• Opstellen en beheren van kwaliteitsaspecten. Bewaken van kwaliteitsaspecten en zorgdragen voor de projectuitvoering volgens standaarden en procedures.
• Assisteren van programma- en portfoliomanager bij het structureren van projecten.
• Opstellen en beheren van communicatiemiddelen om de communicatie naar portfolio-, programma- en projectleden en overige stakeholders te verzorgen en te verbeteren.
• Het organiseren van bijeenkomsten en workshops zoals, risicoanalyses, stakeholderssessies, team meetings, etc.

Eisen waaraan je moet voldoen:

• Minimaal afgeronde HBO-opleiding;
• Minimaal 3 jaar werkervaring als programma / projectondersteuner;
• Kennis en ervaring met MSP, PRINCE2 of IPMA D;
• Kennis van en ervaring in grote en politiek gevoelige omgevingen c.q. overheidsorganisaties;
• Expert gebruiker met het werken in Teams;
• Expert gebruiker met Excel;
• Je hebt kennis van en ervaring met Agile werkvormen en weet organisatie transformatie hierin te ondersteunen;
• Je hebt een LEAN mindset;
• Je hebt kennis van Informatievoorziening processen, IT waarde keten en werken onder architectuur;

Competenties:
• Analytisch vermogen;
• Dienstverlenend;
• Verantwoordelijk (terwijl de feitelijke verantwoordelijkheid elders ligt);
• Proactief;
• Altijd op zoek naar het gezamenlijk belang;
• Altijd duidelijk, gestructureerd, eerlijk en transparant als het om werk gaat.
• Flexibel;
• Planmatig en goed in organiseren;
• Zelfstandig en Teamspeler;
• Integer.

Alle bovenstaande eisen zijn harde criteria eisen. Je dient alle gevraagde functie eisen te bezitten, alleen dan kunnen wij je verder meenemen in de selectie.

MUST: Graag ontvangen wij van jou het volledige CV omschreven in het NL en waaruit kennis/ervaring in bovenstaande blijkt, inclusief een motivatie. 

Geef ook in je CV het volgende aan:

Datum beschikbaarheid;
Hoeveel uur per week;
Vakanties of belemmeringen;
(concreet) Lopende sollicitaties/intakes;
Vakantie;
Uurtarief ex BTW, inclusief reis- en verblijfkosten of Salarisindicatie.