Interim Programmasecretaris (PMO) #KRTZ6480370

Opdracht omschrijving

Opdrachtomschrijving
Wij zoeken een PMO-er die een prestatie neerzet. Die eigenstandig verantwoordelijkheid neemt voor het organiseren en structureren van de werkzaamheden binnen de gegeven kaders.
De programma secretaris is belast met het ondersteunen en adviseren van de programmamanager en/of lead TSO bij het uitvoeren van het programma. Verder speel je een coördinerende rol binnen het team. De projectsecretaris is verantwoordelijk voor de inrichting, uitvoering, bewaking, samenhang, documentatie en rapportage van projecten om zodoende de projectorganisatie te ondersteunen bij de uitvoering van projecten, portfolio's of programma’s. Denk hierbij aan ondersteunende taken op het gebied van planning & control, risk & issue management, resource management, scope & change management, kwaliteitsmanagement, benefits management, status reporting, project finance, logistiek en het signaleren van (potentiële) obstakels en vraagstukken. Als programmasecretaris tracht je het overzicht over het programma te bewaken en fungeer je als sparringpartner van lead TSO.
Daarnaast levert hij/zij daarvoor in het bijzonder een bijdrage aan het opzetten van de projectorganisatie en aan de inrichting van de projectwerkprocessen conform IPMA zoals toegepast binnen RVO.nl.

Om projecten op een transparante manier ten uitvoer te brengen, maakt hij/zij gebruik van projectmanagementmethodieken en stelt deze op een begeleidende manier ter beschikking aan het projectteam en haar stakeholders. Daarnaast ondersteunt hij/zij de projectleider/programmamanager bij:
• het onderhouden van de projectmanagementproducten (PID, projectregister, stuurgroepstukken, etc.)
• het inplannen van overleggen, het inrichten en voeren van een portfolio-, programma- en projectadministratie
• het beheren van de integrale projectplanning in de daarvoor gebruikte planningssoftware
• het opstellen en bijhouden van financiële rapportages en budgetbewaking
• het registreren en opstellen van actielijsten, issue logs, RfCs (requests for changes), risicoanalyses, besluiten en overige wijzigingen.
• het bewaken van kwaliteitsaspecten en zorgdragen voor de projectuitvoering volgens standaarden en procedures
• het onderhouden van capaciteit- en resourceplanning en afhandelen van inhuur van externe medewerkers (flexibele schil)
• het opstellen van periodieke management- en voortgangsrapportages (planning en financiën)
• het signaleren van project issues (onder andere: planning, financiën, kwaliteit en resources) en het doen van voorstellen voor oplossingen

Eisen

• Prince 2 of IPMA-D / IPMA-PMO
• Agile Scrum Foundation
• WO werk en denkniveau (5 jaar)
• Ervaring als projectmanagement ondersteuner met daarbij als belangrijke aspecten: project hygiëne en de kwaliteit van het
• uiteindelijke resultaat. (5 jaar)

Wensen
De functie-eisen van de projectsecretaris zijn:

• Ervaring als een projectsecretaris / PMO’er .
• Ervaring gewenst met gevestigde project- en programmamanagement methodieken.
• Affiniteit gewenst met ICT en risicomanagement.
• Ervaring gewenst met Microsoft Office toepassingen en Projects.
• IPMA-certificering D 

Competenties

• Weet van aanpakken
• Plannen, coördineren en organiseren
• Organisatiesensitiviteit
•  Analytisch
•  Communicatief
•  Doelgericht