Interim PMO Projectondersteuner / Backofficemedewerker #KRTZ6919743

Opdracht omschrijving

Voor onze opdrachtgevers zijn wij op zoek naar 2 ervaren PMO / Projectondersteuners voor het opzetten van het inhuurdesk.

Degene die wij zoeken heeft specifiek ervaring met het zelfstandig opzetten en inrichten van een backoffice, inclusief de daarbij horende processen, bij voorkeur op het gebied van Inleen/Inhuur. Je bent gewend het voortouw te nemen hierin en hebt dan ook bij voorkeur ervaring als meewerkend voorman/vrouw of als coördinator. Je wordt het visitekaartje van de afdeling en bent tevens het aanspreekpunt. Dankzij jou loopt het inhuren van extern personeel soepel, efficiënt en snel en vind het je leuk om – wanneer het gaat om inhuur vraagstukken.

Je krijgt energie van verbeteringen doorvoeren en deze vervolgens uit te dragen binnen de organisatie. Tevens heb je oog voor verdere automatisering van het inleenproces. Met jou erbij bestaat ons team uit 1 Recruiter en 2 Backoffice medewerkers. Bij het team werk je nauwkeurig en gestructureerd, ben je een duizendpoot en wissel je gemakkelijk van de ene taak naar de andere. Het werken binnen ons team is erg veelzijdig (geen dag is hetzelfde). Inhuur van externe medewerkers heeft korte deadlines maar ook veel verschillende taken die in een relatief korte periode moeten worden opgepakt. Je werkt nauw samen met de planners en recruiter binnen het team.

Doel van de opdracht:
Samen met de recruiter van het project zal je zorgdragen voor het opzetten en positioneren van de afdeling. Er zijn de nodige planningen en initiaties gemaakt, maar jij zorgt met het team voor de implementatie en uitvoering van dit inhuurdesk. Dit vraagt om de nodige diepgaande kennis van backoffice activiteiten. Wij geven dus grote voorkeur aan iemand die reeds ervaring heeft met het inrichten en opzetten van een vergelijkbare afdeling, zoals een backoffice of HR-afdeling. Je zal dus niet alleen uitvoeren, maar ook meedenken in de processen en hier waar mogelijk zelf ook sturing in geven. Wat aan de voorkant goed wordt ingericht, levert aan de achterkant een gestroomlijnd proces op.

Binnen de afdeling zullen de volgende werkzaamheden worden opgepakt en verwerkt:

Taken m.b.t. nieuwe inleenopdrachten:
– Opvoeren medewerkers in onze systemen
– Termijn bewaken en volledigheid borgen van de ontvangst van benodigde certificaten
– Afstemmen van startdatum en overige benodigde informatie voor onboarding met interne opdrachtgever en leverancier
– Medewerker dossier bijhouden van ingeleende medewerkers
– Controleren van de compliancy vereisten, bijvoorbeeld de WAG w-EU-controles, certificaten etc.
– Aanmelding nieuwe leveranciers voor kwalificatie door inkoop
– Zorgdragen voor een volledig dossier voor aanvang van de werkzaamheden

Taken m.b.t. lopende inleenopdrachten:
– Administratieve wijzigingen
– Zorgdragen voor een getekende opdrachtbevestigingen bij wijzigingen in een lopende opdracht
– Contract beëindigingen
– Bijhouden compliancy vereisten (signalering aflopende certificaten)
– Monitoring leveranciers kwalificaties (signalering aflopende kwalificaties)
– Proactief monitoren lopende opdrachten in relatie tot afspraken van raamovereenkomsten/ opdrachtbevestigingen.

Taken m.b.t. informatieverstrekking:
– Telefoonafhandeling (inzake bijv. facturatie, inhuurproces en compliancy)
– Opstellen rapportages m.b.t. inhuur en leveranciers performance
– Notuleren van team overleggen
– Aanspreekpunt voor crediteurenadministratie bij vragen of onduidelijkheden m.b.t. uren declaraties
– Beheren van de afdelingsmailbox
– Bijhouden werkinstructies en procesdocumentatie

Eisen waaraan je moet voldoen:

– Ervaring met inhuur van extern personeel (ook buitenlandse medewerkers)
– Ervaring met het opzetten van een backoffice afdeling / HR administratie
– Ervaring met aansturen / coördineren van processen en mensen
– Zie je door je ervaring waar processen anders kunnen of verbeterd kunnen worden.
– Grote voorkeur voor kennis van en ervaring met het opzetten van een backoffice, inclusief administratieve processen rondom de inhuur van externe medewerkers en overige backofficeprocessen.
– Kennis van en ervaring met: MS Office (Word, Outlook en Excel). Met name kennis van Excel is belangrijk, zodat rapportages opgesteld kunnen worden.
– stressbestendig en communicatief vaardig, accuraat, en stevig in je schoenen staan zonder het serviceniveau uit het oog te verliezen
– Ervaring met Afas
– Kennis van Microsoft Dynamics 365 Business Central en/of 4PS
– Ervaring in het toetsen van compliancy van inleen op zowel leverancier als medewerkersniveau

Alle bovenstaande eisen zijn harde criteria eisen. Je dient alle gevraagde functie eisen te bezitten, alleen dan kunnen wij je verder meenemen in de selectie.

MUST: Graag ontvangen wij van jou het volledige CV omschreven in het NL en waaruit kennis/ervaring in bovenstaande blijkt, inclusief een motivatie. 

Geef ook in je CV het volgende aan:

Datum beschikbaarheid;
Hoeveel uur per week;
Vakanties of belemmeringen;
(concreet) Lopende sollicitaties/intakes;
Vakantie;
Uurtarief ex BTW, inclusief reis- en verblijfkosten of Salarisindicatie.