Interim Medewerker Bestuurssecretariaat #KRTZ4409865

Opdracht omschrijving

Inhuur opdracht / Tijdelijke opdracht:

Opdracht: Medewerker Bestuurssecretariaat (16 – 24 uur) 

Locatie: omgeving Utrecht
Startdatum: zsm
Einddatum: 2 maanden
Optie op verlenging: ja
Uren per week: 16 – 24 uur
ZZP mogelijk: Ja

Sluitingsdatum: 10 mei 2023 om 16:00 uur

Jij zorgt ervoor dat de wethouders blind op hun agenda kunnen vertrouwen en dat de stukken die ze nodig hebben op tijd (digitaal) klaarliggen. Je hebt onder andere de volgende taken:

• Complex agendabeheer voor twee wethouders;
• Vergaderingen van collegeleden voorbereiden: je zet vergaderstukken digitaal klaar en checkt van tevoren of de benodigde informatie compleet is;
• Beheer agenda en actielijst beleidsoverleggen;
• Bijwonen beleidsoverleggen en uitvoeren daaruitvolgende acties;
• Anticiperen op vragen van collegeleden;
• Post, telefoon en e-mailbehandeling;
• Correspondentie;
• Beheer werkarchief;
• Ontvangst van gasten;
• Verzorgen van werkzaamheden die vaak vertrouwelijk of spoedeisend zijn.

FUNCTIE EISEN/ -WENSEN:

• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring met secretariële, administratieve en ondersteunende werkzaamheden;
• Een korte zelf geschreven motivatie toegeschreven op de opdracht waarin taalvaardigheid en ervaring met de programma’s van Office 365 blijkt;
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in ondersteunende functie aan het bestuurssecretariaat binnen een gemeente;
• Aantoonbare werkervaring met de opvolging van procedures, bestuurlijke processen, afspraken en het direct samenwerken met het secretariaat;
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar met zaaksystemen en Ibabs;
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 2 jaar met complex agendabeheer;
• Minimaal een afgeronde mbo 3- 4 opleiding.

Graag ontvangen wij van jou het volledige CV omschreven in het NL en waaruit kennis/ervaring in bovenstaande blijkt, inclusief een motivatie en onderbouwing. 

Geef ook in je CV het volgende aan:

Datum beschikbaarheid;
Hoeveel uur per week;
Vakanties of belemmeringen;
(concreet) Lopende sollicitaties/intakes;
Vakantie;
Uurtarief ex BTW, inclusief reis- en verblijfkosten of Salarisindicatie..