Opdracht informatie (Deze opdracht is verlopen)
Secretarieel > Bestuurssecetaresse, Secretarieel > Secretaresse, Secretarieel > Managementassistent, Secretarieel > Overig (Secretarieel)
Log in om een job alert te maken voor opdrachten binnen deze vakgebieden.
Opdracht omschrijving
Als medewerker directie- en bestuurssecretariaat kom je te werken bij afdeling Concernstaf, waar je samen met vijf collega’s het secretariaat van de directie- en collegeleden vormt. Je ondersteunt binnen het team verschillende collega’s met het werk voor directie en wethouders.
We zoeken een representatieve, betrouwbare, flexibele en dienstverlenende medewerker, die goed kan luisteren, open communiceert, goed past in het bestaande team en een proactieve werkhouding heeft.
Je werkzaamheden bestaan onder meer uit:
- Complex agendabeheer: niet alleen het inplannen van de afspraak maar ook alle faciliteiten rondom de afspraak organiseren. Het is jouw verantwoordelijkheid dat de dag van de gemeentesecretaris, directeur en wethouders van A tot Z klopt;
- Verbanden leggen tussen de e-mail en de agenda en hier naar handelen;
- Op verzoek verstrek je informatie en/of verwijs je door. Je bent hierin kritisch en je kunt een goede inschatting maken van de wijze waarop een verzoek moet worden afgehandeld;
- Meelezen en anticiperen op e-mail van de gemeentesecretaris, directeur en wethouders;
- Voorbereiden van overleggen, completeren vergaderstukken, attenderen op aandachtspunten;
- Bewaken van de voortgang van inhoudelijke onderwerpen;
- Je bent het eerste aanspreekpunt voor mensen van binnen en buiten de organisatie;
- Alle andere voorkomende secretariële taken.
Eisen:
Vereisten / knock-outcriteria
1. Beschikbaarheid op dinsdag (6 uren), donderdag (4 uren) en vrijdag (6 uren);
2. Minimaal een afgeronde MBO niveau 4 opleiding in secretariële richting;
3. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als Secretariaat Medewerker binnen een gemeentelijke organisatie in de afgelopen 7 jaar;
4. Aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer (het inplannen van de afspraken maar ook alle faciliteiten rondom de afspraken organiseren) in de afgelopen 3 jaar;
5. Aantoonbare werkervaring met archiverings- en documentatietechnieken in Zaaksysteem en Notubiz.
Graag ontvangen wij van jou het volledige CV omschreven in het NL en waaruit kennis/ervaring in bovenstaande blijkt, inclusief een motivatie.
