Opdracht informatie (Deze opdracht is verlopen)
Secretarieel > Secretaresse, Secretarieel > Managementassistent, Secretarieel > Overig (Secretarieel)
Log in om een job alert te maken voor opdrachten binnen deze vakgebieden.
Opdracht omschrijving
In deze functie zorg jij ervoor dat dat de directeur op hoog niveau wordt ondersteund.
Samen met de Bestuursadviseur bespreek je activiteiten, binnenkomende verzoeken en zorg je voor de juiste prioriteiten. Bij jou komen complexe informatiestromen bij elkaar. Je bent in staat deze informatie te filteren, te prioriteren en daarover te signaleren en adviseren. Je bent je daarbij bewust van politieke en maatschappelijke afbreukrisico's.
In de uitvoering van deze taken is een grote mate van zelfstandigheid, flexibiliteit, nauwkeurigheid en omgaan met vertrouwelijkheid vereist. Je bent snel van begrip, je denkt mee en vooruit. Energiek, proactief en hands-on behoren dan ook tot je standaard competenties. Gevoel voor verhoudingen en discretie zijn een must.
Je bent de buffer, maar ook de verbinder naar de omgeving en naar de interne organisatie, ook bij zaken in een complexe politiek/maatschappelijke context. Door lef en door ervaring is dit ook op het niveau van directie en ambtsdragers voor jou geen enkel probleem.
Samen met de andere managementondersteuners van het secretariaat van de directeur en de Bestuursadviseurs vorm je een collegiaal team, waarin jullie efficiënt en prettig met elkaar samenwerken en elkaar vervangen.
Wat breng je mee
We zoeken een collega met het volgende profiel:
- goede teamspeler: je bent collegiaal en bereid om je collega's goed te informeren
- je bent accuraat en weet goed overzicht te bewaren
- je bent organisatie- én omgevingsbewust
- je bent proactief
- je beschikt over uitstekende contactuele vaardigheden
- je bent een representatieve en professionele ondersteuner op niveau
- je bent klantgericht, positief ingesteld en flexibel
De functie-inhoud
- Agendabeheer, afspraken inplannen en samen met Bestuursadviseur prioriteiten stellen
- Voorbereiden weekagenda incl. stukken en afspraken
- Dagmappen verzorgen
- Zelfstandige afhandeling van in- en uitgaand mailverkeer, correspondentie
- Afhandelen inkomende telefoongesprekken
- Administratieve werkzaamheden, adressenbestand bijhouden, bijhouden en bewaken van overzichten in diverse applicaties.
- Archiveren en dossierbeheer
- Organiseren vergaderingen
- Voorbereiden bijeenkomsten
- Ontvangen en begeleiden van gasten
- Boeken en administratief afhandelen van buitenlandse dienstreizen
Eisen:
- Relevante opleiding
- HBO werk- en denkniveau
- Ruime ervaring met dienstverlening binnen de Rijksoverheid of andere (overheids)organisaties
- Uitstekende kennis van de Nederlandse taal, goede kennis Engelse taal
- Minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring in een vergelijkbare functie (politiek bestuurlijke ervaring een pré).
- Geen 09:00 – 17:00 mentaliteit en bereidheid om tussen 08:00 – 18:00 beschikbaar te zijn.
- Gezien de aard van het werk zal het merendeel van het werk op kantoor plaatsvinden.
- Flexibel, snel schakelen en in staat om rust en overzicht te bewaren.
- Zorgvuldig en nauwkeur
Graag ontvangen wij van jou het volledige CV omschreven in het NL en waaruit kennis/ervaring in bovenstaande blijkt, inclusief een motivatie en onderbouwing.
Geef ook in je CV het volgende aan:
Datum beschikbaarheid;
Hoeveel uur per week;
Vakanties of belemmeringen;
(concreet) Lopende sollicitaties/intakes;
Vakantie;
Uurtarief ex BTW, inclusief reis- en verblijfkosten of Salarisindicatie.
