Interim Management ondersteuner – regio Den-Haag #KRTZ3247562

Opdracht omschrijving

Inhuur opdracht / Tijdelijke opdracht:

Opdracht: Management ondersteuner (24 uur) 

Locatie: omgeving Den Haag
Startdatum: 15 januari 2024
Duur: 5 maanden
Optie op verlenging: ja
Uren per week: 24 uur
ZZP mogelijk: Ja, maximaal uurtarief €50,- (all-in, excl. BTW)
Projectdetachering mogelijk: Ja (salarisindicatie obv 36 u p/w)

Uiterste reactiedatum: 9 januari 2024 om 16:00 uur

Wij zijn tijdelijk  op zoek naar een managementondersteuner voor het Bestuurssecretariaat. Je komt te werken bij de afdeling Concernstaf.

Wat ga je doen 
Als medewerker directie- en bestuurssecretariaat kom je te werken bij afdeling Concernstaf, waar je samen met vijf collega’s het secretariaat van de directie- en collegeleden vormt. Je ondersteunt binnen het team verschillende collega’s met het werk voor directie en wethouders.

We zoeken een representatieve, betrouwbare, flexibele en dienstverlenende medewerker, die goed kan luisteren, open communiceert, goed past in het bestaande team en een proactieve werkhouding heeft.

Je werkzaamheden bestaan onder meer uit: 

• Complex agendabeheer: niet alleen het inplannen van de afspraak maar ook alle faciliteiten rondom de afspraak organiseren. Het is jouw verantwoordelijkheid dat de dag van de gemeentesecretaris, directeur en wethouders van A tot Z klopt; 
• Verbanden leggen tussen de e-mail en de agenda en hier naar handelen;
• Op verzoek verstrek je informatie en/of verwijs je door. Je bent hierin kritisch en je kunt een goede inschatting maken van de wijze waarop een verzoek moet worden afgehandeld;
• Meelezen en anticiperen op e-mail van de gemeentesecretaris, directeur en wethouders; 
• Voorbereiden van overleggen, completeren vergaderstukken, attenderen op aandachtspunten; 
• Bewaken van de voortgang van inhoudelijke onderwerpen;
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor mensen van binnen en buiten de organisatie;
• Alle andere voorkomende secretariële taken. 

FUNCTIE EISEN- EN WENSEN:

• Tarief is all-in maximaal €50,- (alles inclusief reiskosten, verblijfkosten en parkeerkosten, excl. BTW).
• Een afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau in secretariële / administratieve richting;
• Aantoonbare werkervaring de afgelopen 5 jaar in een bestuurlijke omgeving;
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring als administratief ondersteuner;
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als management ondersteuner binnen een gemeentelijke organisatie;
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar met complex agendabeheer, benoem hiervan een voorbeeld;
• Aantoonbare werkervaring met archiverings- en documentatietechnieken in Zaaksysteem en Notubiz.

Graag ontvangen wij van jou het volledige CV omschreven in het NL en waaruit kennis/ervaring in bovenstaande blijkt, inclusief een motivatie en onderbouwing. 

Geef ook in je CV het volgende aan:

Datum beschikbaarheid;
Hoeveel uur per week;
Vakanties of belemmeringen;
(concreet) Lopende sollicitaties/intakes;
Vakantie;
Uurtarief of Salarisindicatie obv 40 u p/w.