Interim Directiesecretaresse #KRTZ6123609

Opdracht omschrijving

Wij zijn op zoek naar twee Directiesecretaresses.

Bij ons is geen dag hetzelfde. Daar kom je als directiesecretaresse gauw genoeg achter. Van het dagelijks agendabeheer van het directieteam tot het organiseren van zakenreizen, opstellen van brieven en beleidsstukken en het coördineren van vergaderen; jij bent van alle markten thuis! Je houdt het overzicht en zorgt dat alles tot in de puntjes wordt geregeld. Je denkt mee, bent creatief en houdt van aanpakken. Je staat stevig in je schoenen en houdt het hoofd koel in stressvolle situaties. Dit maakt jou de rots in de branding waar onze directieleden op kunnen terugvallen. Je ontzorgt en ondersteunt hen maximaal. Met jou aan boord loopt alles gesmeerd. Het directieteam bestaat uit één algemeen directeur en drie sectordirecteuren. Net als jouw collega-secretaresse behartig jij de belangen van twee van hen. Daarnaast ondersteun je het bestuur op secretarieel vlak.

Je takenpakket is heel divers en vraagt om een proactieve, vindingrijke houding. Samen met de huidige directiesecretaresse ondersteun en ontzorg je het directieteam op onder andere agendabeheer; je prioriteert de afspraken zowel intern als extern. Je vangt interne en externe verzoeken en berichten op en treedt zo op als een buffer voor de sectordirecteuren. Daarnaast beoordeel je binnengekomen correspondentie en e-mails op belang en urgentie en voeg je op eigen initiatief en inzicht informatie toe die nodig is voor de juiste afhandeling. Daarnaast coördineer je en tref je de nodige voorbereidingen voor vergaderingen. Ook notuleer je en zorg je voor de verdere afhandeling. Bij afwezigheid van de betreffende directeur beoordeel je welke zaken opgepakt dienen te worden door zijn of haar plaatsvervanger en bewaak je dit proces.

Tot slot ondersteun je indien nodig het secretariaat. Zij ondersteunen het voltallige managementteam.

FUNCTIE EISEN- EN WENSEN:

• Maximaal tarief €45- all-in, excl. BTW
• Je beschikt over minimaal een MBO+ werk- en denkniveau en bent in het bezit van een opleiding in de richting van managementsecretaresse of directiesecretaresse;
• Je hebt minimaal 5 jaar werkervaring als managementsecretaresse en/of directiesecretaresse;
• Je hebt een groot organisatorisch talent, bent flexibel ingesteld en hebt een hands-on mentaliteit;
• Je bent fulltime beschikbaar en je weet van aanpakken.

Graag ontvangen wij van jou het volledige CV omschreven in het NL en waaruit kennis/ervaring in bovenstaande blijkt, inclusief een motivatie en onderbouwing. 

Geef ook in je CV het volgende aan:

Datum beschikbaarheid;
Hoeveel uur per week;
Vakanties of belemmeringen;
(concreet) Lopende sollicitaties/intakes;
Vakantie;
Uurtarief ex BTW, inclusief reis- en verblijfkosten of Salarisindicatie.